Офис-менеджер

Компания «АЛЬЯНС-ПРОЕКТ» является экспертом в проектировании опасных производственных и технологически сложных объектов топливно-энергетического комплекса России.

В основе имени нашей компании лежит понятие союза. Союза как объединения. Объединение и способ реализации по принципу «win-win».

Альянс энергии и интеллекта.

В настоящий момент мы в поиске Офис-менеджера, любящего своего дело и готового развиваться вместе с компанией.

Обязанности:

• Регистрация корреспонденции (входящие, исходящие), направление конечным исполнителям;
• составление и регистрация приказов;
• составление и отправка писем контрагентам;
• прием и распределение звонков;
• организация видеоконференций, совещаний;
• осуществление записи видеоконференций, совещаний, составление протоколов совещаний (при необходимости);
• передача информации бухгалтеру для оформления приема сотрудников, и других документов кадрового учета;
• организация подписания оригиналов документов кадрового учета с сотрудниками, архивирование документов кадрового учета;
• оформление личных дел сотрудников, заполнение данных проекта трудового договора;
• организация настройки рабочего места для нового сотрудника, передача и прием ТМЦ;
• контроль сроков и оформления соответствующих документов относительно следующих событий: прием, увольнение, окончание испытательного срока, дни рождения сотрудников, ведение соответствующих реестров;
• организация командировок сотрудников, в т.ч. заказ билетов, бронирование жилья, аренда транспорта, и т.д.;
• организация оформления допусков, пропусков на сотрудников и технику для выполнения работ на территории заказчиков;
• организация прохождения аттестации сотрудников в органах Ростехнадзора, и т.п.;
• организация поздравления сотрудников с днем рождения, в т.ч. в чате компании;
• организация обучения по охране труда, промбезопасности;
• организация обучения сотрудников компании на курсах;
• передача в оплату хозяйственных счетов, контроль получения по ним закрывающих документов (связанные с перечнем обязанностей);
• оформление доверенностей;
• заказ канцелярских, хозяйственных и пр. товаров в офис: питьевой воды, продуктов в офис (чай, печенье, орехи,..); для обустройства рабочих мест новых специалистов, спецодежды, изготовления шевронов, мебели, сувениров к праздникам для контрагентов, заказ визиток, буклетов, и др.); поиск и заказ товаров по поручению руководителя;
• инвентаризация МТР, поддержание наличия необходимых ресурсов, ведение соответствующих реестров;
• отправка и получение документов (почта России, курьерские службы);
• организация печати разработанной документации и отправка заказчикам;
• контроль корректности составления накладной передаваемой документации, получение накладной, подписанной со стороны заказчика;
• организация поздравлений контрагентов, деловых партнеров, сотрудников компании к праздникам (проработка идеи подарка, поиск исполнителей/изготовителей, контроль изготовления, доставки подарков);
• организация мероприятий (работа с агентствами; бронирование коворкингов; закуп товаров, и пр.);
• выполнение личных поручений руководителя.

В дальнейшем возможны изменения в перечне обязанностей.

• Обязателен опыт работы в аналогичных должностях;
• знание основ документооборота, MS Office;
• организованность, самостоятельность, ответственность, внимательность, оперативность, грамотная устная и письменная речь, инициативность, интерес к работе, вовлеченность в деятельность компании.

Условия:

• официальное трудоустройство;
• заработная плата 2 раза в месяц (своевременно, официальная);
• возможность профессионального и карьерного роста в динамично развивающейся компании;
• оборудованное рабочее место, комфортные условия труда.