Помощник/ассистент руководителя

Название вакансии: Помощник руководителя
1. О компании
Сфера деятельности: Образовательные услуги для бизнеса (корпоративные тренинги, семинары, выездной коучинг, открытые программы).
• Структура: Небольшая динамичная компания. Руководитель — действующий бизнес-тренер или коуч, который много времени проводит «в полях» (на выездах, у клиентов) или за разработкой новых программ.
• Руководителю нужно «второе лицо» в офисе (или удаленно), которое возьмет на себя всю организационную рутину, коммуникацию с клиентами и логистику, чтобы руководитель мог сосредоточиться на качестве обучения и личных продажах.
2. Ключевые задачи:
• Координация расписания: Планирование графика тренингов и коуч-сессий. Согласование дат с клиентами и площадками. Напоминание руководителю о задачах и встречах.
• Организация мероприятий (CVENT/Event-менеджмент):
o Поиск и бронирование площадок для тренингов (конференц-залы, отели, лофты).
o Организация кофе-брейков, обедов, трансферов для участников (если программа выездная).
o Подготовка и печать раздаточных материалов (рабочие тетради, бейджи, сертификаты, презентации).
• Коммуникация с клиентами и участниками:
o Первичная обработка заявок на тренинги (ответы на вопросы, сбор информации).
o Рассылка подтверждений, напоминаний, пост-тренинговых материалов.
o Сбор обратной связи (отзывов) после мероприятий.
• Логистика поездок тренера: Полная организация командировок руководителя (билеты, отели, трансферы, визы), так как поездки — основная часть работы.
• Помощь в контент-маркетинге (необязательно, но плюс): Помощь в подготовке презентаций, статей, постов в соцсети (подбор фото, верстка простых материалов для сайта).
3. Личность кандидата:
• Сервис-ориентация: Понимание, что участники тренингов — это «гости», и уровень их комфорта влияет на репутацию тренера. Вежливость, тактичность, умение сглаживать конфликты.
• Гибкость и мобильность: Умение быстро решать вопросы (сломалась техника в зале, потерялся трансфер, опоздали участники) без паники.
• Самоорганизация: Руководитель часто вне офиса, поэтому помощник должен уметь работать автономно, брать ответственность за свои участки работы.
• Внимательность к деталям: Важно ничего не упустить (вовремя заказать воду в зал, проверить работу проектора, положить нужный раздаточный материал).
• Грамотная речь: Общение с клиентами (часто это ЛПР — лица, принимающие решения) должно быть на высоком уровне.
4. Профессиональные требования:
• Опыт работы: От 1 года в должности ассистента, офис-менеджера, event-менеджера или администратора в сфере услуг (образование, ивент, гостиничный бизнес — приветствуется).
• Образование: Высшее (предпочтительно гуманитарное: психология, педагогика, менеджмент, связи с общественностью).
• Владение инструментами:
o ПК: Outlook / Google Calendar (обязательно), Word, Excel (базовый уровень: списки, сортировка), PowerPoint (умение сверстать презентацию по шаблону).
o Мессенджеры: Telegram, WhatsApp (для быстрой связи с руководителем и подрядчиками).
o Будет плюсом: знание программ для рассылок (UniSender, GetResponse) или таск-трекеров (Trello, Asana, Bitrix24).
5. Условия (Чем заинтересовать)
• Зарплата: от 65 000 рублей на руки (по результатам собеседования).
• График: Гибкий. Возможно, потребуется работа в вечернее время или изредка в выходные, когда идут тренинги (с последующей компенсацией/отгулом).
• Формат работы: Работа из офиса.
• Место работы (если офис): г. Набережные Челны, пр. Р. Беляева, д. 18, офис 205.
• Бонусы: Возможность бесплатно участвовать в тренингах компании, перенимать экспертизу руководителя, гибкий график, неформальная атмосфера.