Бизнес ассистент

Бизнес-ассистент / операционный ассистент руководителя (ивент-агентство)

‼️ О роли

Мы ищем системного и внимательного ассистента, который поможет выстроить порядок в задачах, информации и операционных процессах агентства.

Это роль для человека, которому важно:

* чтобы всё было структурировано

* чтобы ничего не терялось

* чтобы задачи выполнялись вовремя

* чтобы информация была в порядке и доступна

Вы будете работать напрямую с руководителем и помогать держать процессы под контролем.

---

‼️ Основные задачи

---

❗️ 1. Управление задачами и операционной информацией

* ведение задач в Notion / таблицах / Google Calendar

* сбор и структурирование операционной информации

* контроль дедлайнов

* напоминания команде и руководителю о важных задачах

---

❗️ 2. Работа с входящими лидами (без продаж)

* оперативный первичный ответ на входящие заявки

* сбор базовой информации по брифу (тип мероприятия, дата, бюджет, пожелания)

* фиксация данных в amoCRM

* передача квалифицированного лида руководителю

* фиксация неквалифицированных обращений

* контроль, чтобы ни один входящий запрос не был потерян

❕Важно:

вам не нужно продавать или вести клиента

ваша задача — быстро и аккуратно собрать вводные и передать дальше

---

❗️ 3. Документация и регламенты

* создание регламентов по ТЗ руководителя

* поиск и структурирование информации

* оформление ТЗ по задачам

* ведение таблиц

---

❗️ 4. Сметы (по шаблону)

* запрос цен у подрядчиков

* внесение данных в таблицы

* подготовка черновых смет

---

❗️ 5. Работа с подрядчиками

* поиск подрядчиков

* первичный контакт (переписка / короткие звонки)

* сбор условий

* ведение и актуализация базы

---

❗️ 6. Работа с площадками

* подбор площадок по заданным параметрам

* первичный контакт

* сбор КП

* систематизация и ведение базы

---

❗️ 7. Административные задачи

* подготовка договоров, актов, счетов (по шаблонам)

* оформление сопутствующих документов

* поддержание порядка в документации

---

❗️ 8. Поддержка маркетинга (частично)

* отбор фотографий для сайта

* подготовка черновиков текстов с помощью ИИ по ТЗ

* координация подрядчиков (SMM / SEO):

- контроль сроков

- сбор материалов

- фиксация статусов

- передача информации руководителю

---

‼️ Зона ответственности

* порядок в задачах и информации

* соблюдение дедлайнов

* корректное ведение CRM

* отсутствие “потерянных” лидов

* актуальность баз подрядчиков и площадок

* своевременность документов

---

‼️ Кого мы ищем

Человека, который:

* любит порядок и структуру

* внимателен к деталям

* не теряет информацию

* спокойно работает с таблицами и задачами

* умеет быстро переключаться

* не боится переписок и коротких звонков

* задаёт уточняющие вопросы

* доводит задачи до результата

---

‼️ Кому не подойдёт

* если быстро надоедает системная работа

* если не любите таблицы и документы

* если часто упускаете детали

* если важнее креатив, чем порядок

* если не привыкли доводить задачи до конца

---

‼️ Условия работы

* работа напрямую с руководителем

* чёткие задачи и понятные ожидания

* поддержка и вводные по задачам

* спокойная деловая коммуникация без микроменеджмента

* возможность влиять на порядок в процессах

* руководство прислушивается к инициативам и предложениям по улучшению работы

* возможность роста до операционного менеджера

❗️Уровень оплаты обсуждается по итогам собеседования и зависит от:

* уровня самостоятельности

* качества выполнения задач

* скорости работы

* реальной пользы, которую кандидат приносит бизнесу

---

‼️ Отбор

После отклика предусмотрено обязательное тестовое задание.

Оно позволит:

* вам понять формат задач

* нам оценить ваш подход, внимательность и системность

Задание максимально приближено к реальным рабочим задачам.

---

‼️ Важно

Эта роль требует системности, аккуратности и внимания к деталям.

Если вам близка работа, в которой важно наводить порядок и держать процессы под контролем — эта позиция вам подойдёт.

---