Офис-менеджер / Операционный ассистент

Чем предстоит заниматься

1) Документы, 1С и первичный документооборот (по шаблонам и регламенту)

• Работа в 1С: выставление счетов, формирование актов / УПД / счёт-фактур (по вашей схеме)

• Подготовка и оформление первичных документов, контроль корректности реквизитов

• Ведение реестров: счета/акты/договоры/оплаты, контроль статусов “сформировано → отправлено → подписано → закрыто”

• Подготовка договоров, доп. соглашений, приложений строго по утверждённым шаблонам (без разработки новых форм)

• Организация подписания: печать/скан, обмен документами, контроль возврата подписанных экземпляров

• Взаимодействие с бухгалтерией/аутсорсом: сбор и передача первички, запрос недостающих данных

2) Входящие звонки и запросы (клиенты/партнёры)

• Приём входящих звонков и запросов, первичная маршрутизация

• Фиксация обращений и договорённостей в Битрикс24 (и других системах при необходимости)

• Уточнение вводных на уровне “кто/что/контакты/срочность”, передача ответственному специалисту

• Контроль, чтобы обращение не потерялось: корректная передача, статусы, напоминания

3) Подстраховка при отсутствии свободных специалистов

• Ответить на звонок, принять информацию, зафиксировать обращение и передать ответственному

• Сообщить клиенту, что запрос принят, и обозначить следующий шаг (перезвон/обработка специалистом)

Важно: позиция не предполагает техническую поддержку и диагностику — только приём/учёт/маршрутизация.

4) Офис и административная часть

• Контроль офисной операционки: расходники, канцелярия/хозчасть, курьеры/доставки

• Взаимодействие с подрядчиками (клининг/сервис/связь/мелкий ремонт — по необходимости)

• Организационная поддержка команды (встречи/гости/текущие вопросы — если актуально)

Требования

• Опыт офис-менеджером/операционным ассистентом/администратором/делопроизводителем от 1 года

• Практический опыт 1С (счета, акты/УПД/счёт-фактуры — что актуально)

• Внимательность к реквизитам, аккуратность с документами и сроками

• Опыт работы в CRM, желательно Битрикс24 (или готовность быстро освоить)

• Уверенная коммуникация по телефону и в переписке, вежливость, стрессоустойчивость

Плюсом будет:

• Опыт в ИТ/сервисной компании с B2B-клиентами

• Опыт ЭДО (Диадок/СБИС)

Условия

• Работа в офисе, стабильный график

• Чёткие шаблоны и регламенты по документам (задача — “сделать правильно и вовремя”)

• Ввод в должность: список ответственных, сценарии приёма звонков, порядок работы с документами

• Возможность роста в операционную/административную роль

• Если у вас есть сильные навыки, которые не перечислены в вакансии — расскажите о них. Мы готовы давать дополнительные задачи/мини-проекты и расширять роль и мотивацию под ваши сильные стороны.