Офис-менеджер

Офис- менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

- Принимает поступающую на рассмотрение генерального директора Общества корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; Отправляет исполненную документацию адресатам;

- Ведет делопроизводство

- Принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора Общества;

- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

- По поручению генерального директора Общества составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

- Осуществляет контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора Общества, взятых на контроль;

- Организует прием посетителей, в том числе ведет запись на прием к генеральному директору, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества, получателей социальных услуг;

- Осуществляет сбор и контроль документов в целях заключения договоров на коммерческой основе; Готовит проект договоров на обслуживание на коммерческой основе. Ведет реестр постояльцев на коммерческой основе.

- Печатает приказы о поступлении и выбытии получателей социальных услуг;

- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность, подготавливает и сдает в архив общества документальные материалы, законченные производством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение, и установленные сроки сдает в городской архив;

- Обеспечивает актуальность сведений о пансионате «Опека» в информационной системе и «Реестр поставщиков социальных услуг» на сайте «Медицина 29».

- Готовит документы для сдачи в архив в том числе в архив органа опеки и попечительства на недееспособных получателей социальных услуг.

- Заверяет копии документов по пансионату, а также копии договоров о предоставлении социальных услуг, заключенных с получателями социальных услуг ООО «Пансионат «Опека»; копии документов, подтверждающий оплату стоимости социальных услуг получателями социальных услуг (при предоставлении социальных услуг за плату или частичную плату).

офис- менеджер должен знать:

-постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

- организацию делопроизводства, методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем, в том числе с использованием типовых форм;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

​​​​​​​​​​​​​​