Секретарь 1-й приемной/помощник председателя совета директоров

Обязанности:

Административные
● Ведение графика руководителя;
● Планирование и координация встреч;
● Работа в приёмной, поддержание порядка;
● Маршрутизация курьеров (до 55 адресов);
● Приём гостей, чай/кофе;
● Готовность к сервировке обедов руководителю;
● Содействие в проведении крупных мероприятий компании;
● Выполнение поручений руководителя аппарата;
● Содействие в подготовке встреч и совещаний (печать материалов, формирование папок и т.д.).
● Координация охраны и водителей;
● Взаимодействие с руководителями подразделений - донесение поручений руководителя;
● Тревел-поддержка руководителя и связанных лиц в формате оформления и координации через агентство.

Личные поручения
● Заказ и подбор подарков высокой сложности
(в т.ч. эксклюзивные предметы, недоступные в РФ и Европе);
● Поиск коллекционных книг, редких предметов, заказ маскарадных костюмов для корпоративных мероприятий, подготовка подарков к праздникам и мероприятиям;
● Бронирование ресторанов, покупка билетов в театры.

Выполнение иных поручений руководителя аппарата.

• релевантный опыт: опыт работы помощником руководителя / секретарем приемной, желателен опыт работы в 1-й приёмной или в крупных структурах (не критично);
• английский, B1–B2, предпочтительно B2 (уровень проверяется),
  дополнительный язык как преимущество;
• образование: высшее (предпочтительно гуманитарное);
• Программы и знания:
  ● Word — быстрое и грамотное оформление документов;
  ● Excel — корректная работа и печать;
  ● Outlook — календарь;
  ● Telegram — рабочие переписки.

• оклад, бонусы: 130 000 - 200 000 руб. на руки, финальный оклад обсуждается индивидуально с финалистом;
• оформление: ТК РФ ;
• формат работы: офлайн г. Москва, ст. м. Баррикадная;
• график работы: 5/2, полный день, работа приёмной с 09:00 до 21:00.
  Две смены:
  ● 09:00–18:00
  ● 12:00–21:00 (обсуждается на собеседовании)
  Последние 2 часа обычно перекрывает вечерний секретарь другой приёмной. В случае болезни вечернего секретаря — перекрытие силами основной команды. Сотрудник всегда на связи, включая выходные.