Администратор проектного офиса

Мы ищем высокоорганизованного и проактивного Администратора проектного офиса (PMO) / Исполнительного секретаря для поддержки работы Проектного офиса, курирующего разработку финтех-продуктов в странах Юго-Восточной Азии.

Роль включает организацию встреч руководства, документирование решений, контроль исполнения поручений и координацию общего календаря встреч компании.

Вы будете тесно взаимодействовать с руководством, инвесторами и проектными командами, обеспечивая надлежащее документирование стратегических обсуждений и их трансформацию в конкретные дальнейшие шаги.

Эта позиция идеально подойдет кандидату, который внимателен к деталям, структурирован, комфортно чувствует себя в быстро меняющейся среде и свободно владеет русским и английским языками.

Обязанности:

Администрирование встреч и протоколирование

• Участие в ключевых встречах компании, включая:

  • операционные встречи и комитеты руководства

  • стратегические сессии

  • встречи с инвесторами

  • заседания Совета директоров

• Точная запись протоколов встреч, включая:

  • принятые решения

  • назначенные задачи (action items)

  • ответственных лиц

  • сроки выполнения

• Подготовка структурированных протоколов после каждого собрания.

• Обеспечение подготовки всех протоколов на английском языке.

• Ведение централизованного архива протоколов встреч и принятых решений.

Документооборот и управление знаниями

• Обеспечение структурированного хранения:

  • протоколов встреч
  • реестров решений
  • материалов комитетов
  • документации для Совета директоров

• Обеспечение точности, доступности и актуальности документации.

• При необходимости-помощь в подготовке отчетов для руководства и инвесторов.

Координация календаря и встреч

• Управление и мониторинг основного календаря встреч компании.

• Согласование графиков между:

  • руководителями

  • инвесторами

  • проектными командами

  • внешними сторонами

• Предварительная подготовка материалов для встреч (повестка дня, документы, презентации).

• Направление напоминаний и контроль присутствия необходимых участников.

• Организация логистики встреч (онлайн или офлайн).

Требования:

• Образование: Высшее (менеджмент, экономика, бизнес-администрирование или смежные области).

• Опыт: От 2 до 5 лет работы в роли ассистента руководителя, секретаря, администратора проектов (PMO) или бизнес-координатора. Опыт поддержки работы ТОП-менеджмента обязателен.

• Английский-уверенный письменный и разговорный (от Upper-Intermediate и выше). Вся документация, протоколы встреч и заседания Совета директоров ведутся на английском.

• Организаторские способности: отличные навыки ведения записей и документирования, способность структурировать информацию и резюмировать обсуждения, умение отслеживать множество задач и сроков их выполнения.

• Технические навыки: уверенный пользователь Google Workspace / MS Office, календарных систем, инструментов для видеосвязи. Понимание систем управления документами (Confluence) и опыт использования AI-ассистентов.

• Личные качества: высокое внимание к деталям, развитое чувство ответственности и умение хранить конфиденциальную информацию, проактивный и структурированный подход к работе, способность работать в быстро меняющейся среде стартапа / финтех-компании.

Будет плюсом:

• Опыт работы в финтехе, банковской сфере, консалтинге или IT-продакшне.

• Опыт работы в проектном офисе (PMO) или среде управления проектами.

• Опыт работы с Советом директоров или подготовки отчетности для инвесторов.

• Опыт работы в международных компаниях или с распределенными командами в разных странах.

• Гибкий формат работы: удаленно или офис/гибрид в Москве/Белграде.
• Участие в развитии международной финтех-группы.

• Международную команду и динамичную рабочую среду.