Административный ассистент офиса

Суть вашей роли:

Вы станете «диджитал‑хребтом» нашей компании. Ваша задача — обеспечить бесперебойность всех внутренних процессов, создать комфортную digital‑среду для работы команды в офисе и стать главным помощником для сотрудников в решении организационных вопросов. Вы — тот человек, который наводит порядок в цифровом хаосе и делает работу коллектива слаженной и эффективной.

Обязанности и задачи:

Организация цифрового рабочего пространства:

администрирование корпоративных календарей в Google Workspace / Microsoft 365, планирование командных и клиентских встреч (в т. ч. с использованием Zoom, Google Meet);

подготовка и оформление презентаций, отчётов и инфографики для внутреннего использования в Canva, Google Slides, PowerPoint;

поддержание порядка в корпоративных облачных хранилищах (Google Drive, Yandex Disk): структурирование папок, настройка прав доступа.

Операционная и логистическая поддержка:

организация закупки и обеспечения сотрудников оборудованием (ноутбуки, мониторы, роутеры и т. д.) для работы в офисе;

работа с поставщиками digital‑сервисов: оформление и продление корпоративных подписок (облачные сервисы, графические редакторы, Trello, Notion и т. д.);

помощь в организации документооборота: контроль сроков подписания договоров, напоминания сотрудникам.

Поддержка корпоративной культуры и коммуникаций:

модерация общих рабочих чатов (Telegram, Slack): размещение важных объявлений, welcome‑сообщений для новичков, поддержание позитивной и деловой атмосферы;

планирование и организация корпоративных мероприятий (квизы, кофе‑брейки, дни рождения и т. д.), в т. ч. в офлайн‑формате;

сбор обратной связи от команды по организационным вопросам и инициация улучшений.

Административно‑хозяйственные задачи:

ведение реестров и баз данных (контакты поставщиков, данные сотрудников);

выполнение персональных поручений руководителя (бронирование переговорных, организация мероприятий, подбор подарков и т. д.).

Мы ждём от вас:

Профессиональные навыки (Hard Skills — базу дадим):

продвинутый пользователь ПК и цифровых сервисов: уверенное владение Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Drive) или аналогами от Microsoft; умение быстро осваивать новые SaaS‑продукты;

навыки визуальной коммуникации: базовое владение Canva или PowerPoint для создания понятных и эстетичных материалов;

грамотность: безупречная устная и письменная речь, умение составлять чёткие и вежливые сообщения;

основы организации процессов: понимание, как устроены простые бизнес‑процессы (заявка → исполнение → отчёт).

Ключевые личные качества (Soft Skills — решающие):

проактивность и инициативность: умение видеть проблему или возможность для улучшения процессов и предлагать решения, не ждать указаний, а действовать;

высокий уровень самоорганизации и мультизадачности: способность вести десяток параллельных процессов, не упуская детали и соблюдая дедлайны;

коммуникабельность и эмоциональный интеллект: умение находить подход к разным людям, гасить возможные конфликты, быть дипломатичным помощником для всей команды;

внимательность к деталям и аккуратность: точность в работе с данными, реквизитами, датами и договорённостями;

клиентоориентированность (внутренний клиент — ваши коллеги): желание помогать и создавать комфортную среду для работы других.

Обязательные условия для работы:

готовность работать в офисе в соответствии с утверждённым графиком;

соблюдение корпоративных правил и стандартов организации рабочего пространства.

Мы предлагаем:

стартовую зарплату: от 45 000 до 60 000 рублей на руки, пересмотр через 6 месяцев при успешном выполнении задач;

официальный статус: трудоустройство по ТК РФ с первого дня;

обучение за счёт компании: курсы по управлению проектами (Trello, Notion, Asana), тайм‑менеджменту, корпоративной культуре;

ключевую роль: вы не «на побегушках», а полноценный создатель и хранитель рабочей атмосферы — от вас напрямую зависит эффективность и настроение всей команды;

гибкость и доверие: чёткие задачи при свободе в методах их выполнения;

оборудованное рабочее место в современном офисе;

корпоративную инфраструктуру: доступ к необходимой технике, ПО и сервисам для эффективной работы.