Персональный помощник/Офис-менеджер с функциями администратора (в строительную компанию)

Вакансия: Персональный помощник/Офис-менеджер с функциями администратора (в строительную компанию)

Кому: Генеральному директору строительной компании.
Задача: Освободить время руководителя, взяв на себя организационные, административные и коммуникационные задачи для повышения эффективности работы компании.

Ключевая цель должности:

Организация рабочего времени собственника и офисной работы компании, внедрение и контроль рабочих процессов, обеспечение четкой коммуникации внутри команды и с внешними кандидатами.

---

Основные обязанности:

1. Организация работы генерального директора:

· Полное ведение календаря: планирование встреч, звонков, рабочих визитов на объекты.
· Фильтрация входящих запросов и коммуникаций (звонки, почта, мессенджеры).
· Выполнение личных и деловых поручений.
· Подготовка ежедневных/еженедельных планов и напоминаний.

2. Административно-организационная работа:

· Разработка, ведение и актуализация штатного расписания.
· Подготовка организационных документов, приказов, писем.
· Контроль за офисным хозяйством, закупкой канцтоваров и необходимых материалов.

3. Внедрение и управление системой CRM:

· Подобрать (совместно с руководителем) и внедрить CRM-систему (например, Битрикс24, Мегаплан, YClients и т.д.), удобную для строительного бизнеса.
· Наполнить систему контактами, проектами, сделками.
· Отслеживать выполнение и ставить задачи сотрудникам в CRM.
· Обучить команду работе в системе и контролировать ее использование.

4. Digital-администрирование и коммуникации:

· Чат компании: Вести общий рабочий чат, следить за релевантностью обсуждений, напоминать о важном, публиковать объявления.
· Сайт компании: Размещать новости, обновлять информацию (проекты, услуги, контакты) на основе материалов от руководителя и прорабов.
· Социальные сети/Блог: Писать и публиковать посты (о завершенных объектах, новостях компании, полезных советах) в CRM-системе с функцией блога или в соцсетях (по согласованию).

5. Работа с персоналом (первичный рекрутинг и коммуникация):

· Самая важная задача в этом блоке: Обзванивать и проводить первичное собеседование с наемными сотрудниками (разнорабочие, мастера, прорабы), найденными на Авито и HeadHunter.
· Формировать пул кандидатов, проверять резюме, согласовывать дату и время собеседования с руководителем или начальником участка.
· Вести базу данных кандидатов.
· Информировать новых сотрудников об условиях выхода, необходимых документах.
· Поддерживать коммуникацию с текущим штатом по организационным вопросам.

---

Наши требования к кандидату:

· Опыт работы персональным или офис-помощником, администратором от 1 года.
· Обязателен опыт в строительной, отделочной или смежной компании (понимание терминологии, процессов, специфики).
· Высокая самоорганизация и умение организовывать других.
· Опыт внедрения или администрирования CRM будет огромным преимуществом.
· Грамотная устная и письменная речь.
· Уверенный пользователь ПК (Google Docs/Sheets, MS Office, телефония).
· Умение работать с большим объемом разноплановых задач.
· Активность, инициативность, стрессоустойчивость.

---

Мы предлагаем:

· Работу внутри команды напрямую с собственником бизнеса.
· Ключевую роль в становлении и оптимизации бизнес-процессов растущей компании.
· Возможность реализовать свои идеи по систематизации работы.
· Оформление по ТК РФ.
· Конкурентную зарплату (обсудим по итогам собеседования), график работы 5/2.
· Рабочее место в офисе.