Специалист бэк-офиса (оформление виз и подготовка документов)

О нас

«Магазин Виз» — визовое агентство в стадии перезапуска. Мы оформляем визы в страны Шенгенской зоны, США, Великобританию, Канаду, Японию, Австралию и другие направления.

Мы находимся в Санкт-Петербурге.

Офис бэк-офиса уже находится в Пскове (ул. Белинского, 74) и работает в связке с командой в Санкт-Петербурге через единую CRM-систему.

Кого мы ищем

Нам нужен аккуратный, ответственный специалист, который умеет работать с документами и не боится деталей. Ваша задача — не продавать услуги, а качественно оформлять: собирать, проверять и готовить документы для подачи на визы. Продажами занимается отдельный менеджер — вы работаете в связке с ним.

Что предстоит делать

Подготовка документов:

• Комплектование пакетов документов для подачи на визы (Шенген, США, Великобритания, Канада, Япония и другие страны)
• Заполнение визовых анкет на основе данных клиента (DS-160 для США, анкеты ЕС и другие формы)
• Перевод документов на английский язык (стандартные формы, справки — базовый уровень). Есть готовые шаблоны переводов, если знаете английский — труда не составит
• Проверка корректности собранного пакета: соответствие требованиям консульства, отсутствие ошибок и несоответствий
• Формирование и распечатка финального пакета документов, сортировка в правильном порядке подачи

Взаимодействие с клиентами и менеджером по продажам:

• Общение с клиентами строго по вопросам подготовки документов: что нужно предоставить, в каком виде и в какие сроки — продаж нет, только документооборот
• Тесное взаимодействие с менеджером по продажам (СПб): получение задач, уточнение деталей по клиенту, передача готового пакета
• Запрос недостающих документов у клиентов, контроль их поступления
• Оперативная переписка через CRM и мессенджеры (Telegram, Max)

Работа в CRM и системах:

• Ведение сделок в Битрикс24: внесение данных, статусов, документов, комментариев
• Работа с электронной почтой, мессенджерами (Telegram, Max) в рамках рабочих задач преимущественно через CRM
• Участие в создании и ведении базы знаний по требованиям разных консульств
• Заполнение онлайн-форм для записи в визовые центры

Контроль качества:

• Финальная проверка каждого пакета перед отправкой или передачей клиенту
• Соблюдение дедлайнов — документы всегда должны быть готовы к дате подачи
• Фиксация и передача замечаний/ошибок по требованиям консульств коллегам

Что важно для нас

Условия работы

Место работы

г. Псков, ул. Белинского, 74 (офис, не удалённо)

График

5 дней в неделю, пн–пт. Смена на выбор: 9:00–18:00 или 10:00–19:00

Обед

1 час перерыв в течение рабочего дня

Оформление

Официальное трудоустройство по ТК РФ

Испытательный срок

2 месяца

Оплата труда

Оклад + процент за каждую сделку!