Офис-менеджер

Мы — ООО «Чэрити Групп+», управляющая компания, объединяющая проекты в сфере социального предпринимательства и благотворительности:

· Сеть магазинов Черити Маркет (8 лет работы в Алтайском крае, выход на Сибирский федеральный округ).
· Благотворительный фонд «Облака» (12 лет помощи помощи многодетным и малотимущим семьям, детям-сиротам, детям,
оставшимся без попечения родителей и людям, попавшим в сложную
жизненную ситуацию).

Сейчас компания находится в стадии активного роста: мы открываем новые магазины в Новосибирске, запускаем дополнительные направления деятельности. В связи с расширением нам нужен человек, который возьмёт на себя всю документационную и организационную работу в головном офисе.

Кого мы ищем

Мы ищем ответственного, исполнительного, технически грамотного помощника, который станет правой рукой исполняющего обязанности генерального директора. Это не просто «секретарь», а полноценный участник команды, обеспечивающий бесперебойную работу офиса и документооборота.

Чем предстоит заниматься

1. Документооборот и архивирование:
- Ведение входящей и исходящей документации, работа с корреспонденцией;
- Подготовка, оформление и проверка договоров, актов, счетов, доверенностей;
- Работа с первичной документацией;
- Обеспечение порядка в электронном и бумажном архиве, архивация документов.

2. Выполнение поручений руководителя:
- Подготовка отчётов, презентаций и таблиц;
- Контроль исполнения поручений сотрудниками;
- Взаимодействие с контрагентами по вопросам, требующим участия руководителя;
- Решение оперативных задач, возникающих в текущей деятельности.

3. Административная и хозяйственная поддержка:
- Закупка и контроль наличия канцелярии, воды и хозтоваров для офиса;
- Ответы на входящие звонки, работа с почтой;
- Поддержание порядка и уюта в офисе;
- Встреча гостей и партнёров.

4. Организация деятельности офиса и координация:
- Координация работы отделов (вы — связующее звено между магазинами, фондом, бухгалтерией и руководством);
- Организация встреч, совещаний и мероприятий (от чаепитий до переговоров), включая бронирование переговорных и сервировку (чай/кофе);
- Взаимодействие с профильными специалистами для решения текущих вопросов.

5. Работа в таблицах и учёт:
- Ведение учёта, списков и графиков в Google Таблицах;
- Планирование закупок и расходов с использованием таблиц.

Наши ожидания от кандидата

Обязательно:
· Уверенное владение компьютером: Word, Excel, Google Таблицы — на уровне продвинутого пользователя.
· Опыт работы с документами (делопроизводство, договоры, архивы) от 1 года.
· Грамотная устная и письменная речь.
· Внимательность, аккуратность, ответственность.
· Способность работать с большим объёмом информации и не терять фокус.
· Желание помогать, учиться и быть частью команды.

Важно для нас:
· Готовность к внедрению искусственного интеллекта в рабочие процессы. Мы активно используем современные инструменты для повышения эффективности. Опыт работы с ИИ приветствуется, но если его нет — мы обучим за счёт компании. Главное — открытость к новому и желание осваивать современные технологии.
· Мобильность и готовность к командировкам. В связи с развитием филиальной сети (Новосибирск) возможны непродолжительные поездки для решения рабочих задач.

Будет вашим преимуществом:
· Опыт работы в малом бизнесе, управляющих компаниях, НКО.
· Навыки работы с оргтехникой (сканеры, принтеры, МФУ).
· Базовые знания 1С или аналогичных систем.
· Понимание специфики социальных проектов.

Условия работы

· Место работы: г. Барнаул, ул. Анатолия, д. 97, 2 этаж.
· График: 4/3, с 10:00 до 17:00.
· Оформление: Полное соблюдение ТК РФ, официальное трудоустройство.
· Заработная плата: 40 000 рублей после испытательного срока.
· Обучение: Оплата курсов и обучения новым инструментам (включая ИИ) за счёт компании.
· Испытательный срок: 2 месяца с чёткими задачами и обратной связью.