Офис-менеджер

Основные обязанности:

• Поддержка договорной работы (основной акцент):
  • Прием, регистрация и первичная обработка поступающих договоров (на поставку товаров, оказание услуг, партнерство, субсидии, гранты и т.д.).
  • Взаимодействие с инициаторами договоров для получения необходимой информации и документов.
  • Подготовка проектов договоров по типовым формам или с учетом предоставленных шаблонов (при необходимости, под руководством юриста или руководителя).
  • Сбор и комплектация пакетов документов, необходимых для заключения и исполнения договоров (доверенности, учредительные документы, акты и т.д.).
  • Контроль за сроками действия договоров, своевременное информирование руководства о необходимости пролонгации или пересмотра.
  • Организация подписания договоров, контроль за возвратом подписанных экземпляров от контрагентов.
  • Ведение реестра договоров, обеспечение их надлежащего хранения (в бумажном и, возможно, электронном виде).
  • Работа с актами выполненных работ/оказанных услуг, их регистрация и передача в бухгалтерию.
• Административно-хозяйственное обеспечение офиса:
  • Поддержание порядка и чистоты в офисных помещениях.
  • Контроль наличия и своевременная закупка канцтоваров, расходных материалов, обеспечение питьевой водой.
  • Взаимодействие с поставщиками услуг (интернет, телефон, клининг, мелкий ремонт, курьерские службы).
  • Обеспечение работоспособности оргтехники, при необходимости организация ее ремонта.
• Коммуникационная функция:
  • Прием и распределение телефонных звонков, встреча посетителей.
  • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, включая почтовые отправления.
  • Информационная поддержка сотрудников по общим вопросам.
• Поддержка мероприятий (при необходимости):
  • Помощь в подготовке и организации встреч, совещаний, мероприятий, связанных с договорной деятельностью.
• Выполнение поручений руководства, связанных с административной и договорной деятельностью.

Требования к кандидату:

• Опыт работы на позиции офис-менеджера, администратора, секретаря с опытом ведения договорной работы от 1-2 лет.
• Понимание основ договорной работы: знание типовых видов договоров, умение работать с договорами, понимание процесса их заключения и исполнения.
• Уверенное владение ПК и пакетом офисных программ (MS Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Навыки работы с оргтехникой.
• Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь.
• Высокая степень ответственности, внимательность к деталям, аккуратность в работе с документами.
• Организованность, умение эффективно планировать свое время, самостоятельно решать задачи.
• Желание работать в социально значимой сфере и развиваться в области договорного делопроизводства.
• Приветствуется опыт работы в бюджетных организациях, НКО или юридической сфере.

Мы предлагаем:

• Работу в стабильной и развивающейся организации с важной социальной миссией.
• Возможность непосредственно участвовать в обеспечении законности и эффективности внешних связей центра.
• Профессиональное развитие в сфере административного и договорного делопроизводства.
• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ.
• Конкурентную заработную плату (обсуждается по результатам собеседования).
• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00
• Комфортное рабочее место в офисе.

Если вы внимательны к деталям, ответственно подходите к работе с документами и хотите стать надежной опорой нашей организации в области договорных взаимоотношений – мы будем рады получить ваше резюме!