Делопроизводитель

Делопроизводитель в ДОУ осуществляет выполнение следующих обязанностей:

В рамках трудовой функции организации работы с документами:

прием и первичная обработка входящих документов в ДОУ;

предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые документы и не регистрируемые;

подготовка входящих документов для рассмотрения заведующим ДОУ;

регистрация входящих документов;

организация доставки документов исполнителям;

ведение базы данных документов ДОУ;

ведение информационно-справочной работы;

обработка и отправка исходящих документов;

организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

контроль исполнения документов в организации.

В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:

разработка номенклатуры дел ДОУ;

проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

формирование дел;

контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:

проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

составление внутренней описи дел для особо ценных документов;

оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;

передача дел в архив ДОУ.

Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в ДОУ порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.

Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.

Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ.

Ведет книгу движения воспитанников.

Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.

Готовит проекты приказов по движению контингента детей.

Осуществляет учет посещаемости воспитанников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета посещаемости воспитанников ДОУ.2.15. Ведет книги приказов.

Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.

Согласно распоряжениям заведующего ДОУ печатает и оформляет требуемую документацию для ведения воспитательно-обучающего процесса в детском саду, выполнения годового плана.

Занимается подготовкой общих собраний работников ДОУ, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

Является секретарем административного совещания при заведующем ДОУ.

В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства.

Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных.

Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта или наличия другого законного основания.

Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.