Администратор ветеринарной клиники

1. Прием и обслуживание клиентов:
· Приветствие клиентов и их питомцев при входе в клинику.
· Консультация по первичным вопросам (режим работы, основные услуги, стоимость первичного приема).
· Регистрация новых клиентов.
· Прием платежей за услуги, оформление и выдача кассовых чеков.
· Контроль очереди и своевременное направление клиентов к врачу.
2. Работа с телефонными звонками и сообщениями:
· Ответ на входящие звонки, предоставление базовой информации.
· Запись на прием к врачам и специалистам (грумеру, кинологу и т.д.).
· Прием запросов на вызов врача на дом.
· Напоминание клиентам о предстоящем визите (по телефону, SMS, email).
3. Организационные задачи:
· Координация работы врачей, ассистентов и грумеров, чтобы избежать накладок.
· Ведение графика приема врачей и записи клиентов.
· Прием и учет корреспонденции.
· Сортировка и передача входящей документации (результаты анализов, письма) врачам.
4. Работа с документами и базами данных:
· Ведение и обновление базы данных клиентов и пациентов.
· Оформление ветеринарных паспортов, справок (например, для перевозки животных) по указанию врача.
· Подготовка и сдача ежедневной финансовой отчетности (кассовая дисциплина).
· Учет договоров и ведение журнала оказанных услуг.
5. Поддержание порядка и логистика:
· Контроль за чистотой и порядком в зоне ресепшена и в холле.
· Заказ канцелярии и хозяйственных товаров для фронт-офиса
· Прием и учет товарных поставок (корма, лекарства, аксессуары).

---

Дополнительные обязанности Старшего администратора / Менеджера по клиентскому сервису

Этот сотрудник несет больше ответственности и решает более сложные задачи.

1. Обучение и управление персоналом:
· Обучение новых администраторов стандартам работы клиники.
· Распределение задач между администраторами, составление графика дежурств.
· Контроль качества работы административного персонала.
2. Решение эскалационных ситуаций:
· Работа с претензиями и недовольными клиентами.
· Принятие решений в сложных ситуациях (например, срочные случаи, когда все врачи заняты).
3. Аналитика и отчетность:
· Анализ нагрузки врачей и эффективности расписания.
· · Подготовка отчетов для руководства по ключевым показателям: количество приемов, выручка, возвращаемость клиентов.
· Мониторинг отзывов в интернете
· Контроль за продажами розничных товаров (корма, наполнители, аксессуары).
·