Офис-менеджер

Обязанности:

1. Обеспечение жизнедеятельности офисов (г. Москва и г. Новомосковск):

• закупка канцелярских и хозяйственных товаров, продуктов, воды;

• согласование рассадки новым сотрудникам;

• оптимизация офисного пространства;

• координация работ по организации обслуживания и эксплуатации офиса;

• оформление заявок в БЦ на гостевые пропуска, заезд на паркинг, на доставку, внос/вынос груза;

• поддержание чистоты в течение дня в комнате приема пищи;

• контроль оплат по договорам, счетам, предоставление отчетных/закрывающих документов в бухгалтерию;

• поиск подрядчиков (например, переезд, организация мероприятия и т.д.).

2. Документооборот и делопроизводство:

• регистрация договорной документации;

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

• подписание документов у директора;

• отправка договорных документов партнерам/провайдерам/контрагентам, контроль возврата оригинала;

• ознакомление сотрудников с ОРД;

• форматирование договорных документов по правилам компании.

3. Ежедневная операционная поддержка сотрудников:

• организация тревел-поддержки: поиск/заказ билетов, поиск/бронь гостиниц;

• отправка документов курьерскими службами, Почтой РФ (РФ, Казахстан);

• личные поручения директора;

• организация корпоративных мероприятий;

• заказ визиток, брендированной продукции для сотрудников.

Требования:

• опыт работы от года в аналогичной должности;
• законченное среднее специальное или высшее образование;
• знание основ делопроизводства;
• опытный пользователь ПК;
• быстрая обучаемость;
• педантичность, четкость, структурность;
• способность к длительной концентрации внимания;
• хорошая память;
• любовь к людям и порядку;
• умение принимать решения в рамках своих компетенций;
• относится к офису как к собственному дому, где должно быть чисто и комфортно;
• быть «душой» офиса и коллектива;
• умение решить задачу, даже если с подобным ранее не сталкивался;
• креативность мышления.

Условия:

• график работы – 5/2, с 9 до 18;
• оформление по ТК (отпуск, больничный и т.п.);
• современный бизнес-центр в шаговой доступности от м. Автозаводская;
• удобный и уютный офис;
• дружный коллектив;
• кофе-поинт – чай, кофемашина, микроволновка, холодильник;
• ДМС по истечении испытательного срока;
• аккредитованная ИТ-компания, участник Сколково.