Референт первой категории отдела по организации кадрового обеспечения

В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области исполнять обязанности по ведению делопроизводства в органе исполнительной власти, в том числе:

-Осуществлять прием и учет (регистрацию) входящих документов и материалов (корреспонденции).

-Осуществлять прием и учет (регистрацию) документов внутреннего делопроизводства комитета.

-Представлять входящие документы и материалы на рассмотрение председателю комитета или иному уполномоченному им работнику комитета.

-Направлять (выдавать) в соответствии с указаниями (резолюцией) председателя комитета или уполномоченного им работника документы и материалы работникам комитета, назначенным ответственными за работу с ними (далее -исполнители).

-Осуществлять прием от исполнителей документов и материалов, в том числе проектов документов (решений) комитета для представления их на доклад, подпись (визирование) председателю комитета или уполномоченному им работнику.

-Осуществлять учет (регистрацию) исходящих документов (решений) комитета, обеспечение их доставки или передачи для отправки адресатам.

-Обеспечивать в органе исполнительной власти ведение электронного документооборота с использованием системы электронного документооборота Ленинградской области (далее - СЭД).

-Осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов внутри комитета, информировать о результатах контроля председателя комитета.

-Вести учет и осуществлять контроль рассмотрения работниками комитета обращений граждан, ежемесячно докладывать председателю комитета о результатах проводимого контроля.

-Обеспечивать координацию деятельности подведомственных организаций по вопросам рассмотрения обращений граждан.

-Вести, формировать и хранить дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

-Обеспечивать хранение, учет и использование бланочной продукции, печатей и штампов комитета.

-Представлять в Администрацию Губернатора и Правительства Ленинградской области сведения о прохождении и исполнении документов, а также получать от Администрации Губернатора и Правительства Ленинградской области такого рода информацию.

-Обеспечивать распечатку и тиражирование служебных документов комитета.

-В соответствии с поручениями и указаниями председателя комитета
подготавливать и представлять ему на согласование ежедневный, еженедельный иежемесячный планы-графики служебной деятельности председателя комитета.

-Заблаговременно информировать председателя комитета о наступлении сроков мероприятий, предусмотренных планами-графиками.

-По поручению начальника отдела осуществлять организационно-
техническое обеспечение деятельности председателя комитета, в том числе:

-Отвечать на телефонные звонки в приемной председателя комитета, записывать в его отсутствие информацию и доводить ее до председателя комитета.

-Подготавливать и организовывать проведение председателем комитета личного приема посетителей.

-Вести базу данных служебных контактов председателя комитета, поддерживать ее в актуальном состоянии.

-Вести реестр комиссий и иных коллегиальных органов, в состав которых включен председатель комитета.

-Организовывать обеспечение рабочего места председателя комитета необходимой компьютерной техникой, оргтехникой, расходными материалами к ним, а также канцелярскими принадлежностями.

-Осуществлять информационно-аналитическое обеспечение деятельностипредседателя комитета, в том числе осуществлять по председателя комитета:

-Поиск информации на заданную тему с использованием сети «Интернет» и средств массовой информации, подготовку и представление председателю комитета по результатам справок и аналитических записок.

-Ввод информации в компьютерные базы данных и поиск информации с использованием компьютерных баз данных.

-Подготовку и представление председателю комитета документов и материалов для рассмотрения на совещаниях, заседаниях и иных мероприятиях, проводимых с участием председателя комитета, а также для использования председателем комитета в своей работе.

-В соответствии с поручениями и указаниями председателя комитета подготавливать и представлять ему для последующего направления в Администрацию Губернатора и Правительства Ленинградской области (далее -Администрация) информацию о сроках исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Губернатора Ленинградской области, а также иную информацию, сформированную в соответствии с запросами Администрации.

-Осуществлять своевременное информирование работников комитета о проводимых с их участием совещаниях, заседаниях и иных мероприятиях.

-Контролировать соблюдение работниками комитета сроков исполнения поручений и указаний председателя комитета, данных на совещаниях, заседаниях, иных мероприятиях, в том числе зафиксированных в протоколах таких мероприятий; докладывать председателю комитета об исполнении соответствующих поручений и указаний.

-По поручению председателя комитета, начальника отдела в установленном порядке рассматривать обращения государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, подготавливать и представлять соответствующему руководителю проекты ответов на указанные обращения.

-В соответствии с доверенностью и (или) по поручению начальника отдела, вышестоящего руководителя представлять интересы комитета в государственных органах, органах местного самоуправления и в организациях.

-Участвовать в работе комиссий и иных коллегиальных органов, в состав которых специалист включен в соответствии с правовым актом Ленинградской области или направлен начальником отдела, вышестоящим руководителем.

-В соответствии с поручением начальника отдела, вышестоящего руководителя организовывать подготовку материалов к совещаниям, заседаниям, иным мероприятиям и (или) принимать в них участие, в том числе вести переговоры.

-Точно и в срок выполнять указания и поручения непосредственного руководителя, вышестоящего руководителя.

-Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае оставлениядолжности сдавать их работнику органа исполнительной власти, исполняющему обязанности специалиста в период его отсутствия.