Офис-менеджер

Офис-менеджер / Помощник руководителя (Благотворительный фонд)

Мы — Благотворительный фонд помощи детям с тяжелыми заболеваниями (г. Новосибирск).

Мы ищем человека, который станет «правой рукой» руководителя и «лицом фонда» для партнеров. Это позиция для того, кто умеет организовывать порядок в делах и документах, но при этом готов общаться с людьми и представлять фонд на деловых встречах.

Если вы любите, чтобы всё было структурировано, но не хотите сидеть только в Excel - нам по пути.

Почему это важно:
В небольшой команде нет места жесткой иерархии. Вы будете тем звеном, которое соединяет стратегию руководителя с ежедневными задачами и внешними контактами. От вашей собранности зависит, насколько эффективно фонд будет помогать детям.

Чем предстоит заниматься:

Помощь руководителю (личный ассистент):
• Организация рабочего дня руководителя: координация встреч, совещаний, командировок (покупка билетов, бронь отелей).
• Ведение переписки от имени руководителя, работа с входящими обращениями.
• Подготовка документов, презентаций, отчетов для руководства.
• Документооборот: подготовка и первичная проверка договоров, счетов, актов и других документов для последующей передачи руководителю на подпись.
• Контроль исполнения поручений (напомнить, уточнить, проверить).

Работа с партнерами, подопечными и первичная документация:
• Ведение переписки с текущими партнерами фонда (компании, частные доноры, подрядчики).
• Оформление первичной документации: подготовка договоров, дополнительных соглашений, актов выполненных работ, счетов на оплату и отслеживание их подписания с обеих сторон.
• Контроль делопроизводства: ведение реестра договоров, систематизация и хранение финансовых и бухгалтерских документов (передача в бухгалтерию, архивация).
• Участие в подготовке презентационных материалов для потенциальных партнеров.
• Организация встреч и мероприятий для партнеров (экскурсии по фонду, небольшие приемы, вручение благодарственных писем).
• Поддержание базы контактов

Жизнеобеспечение офиса (офис-менеджмент):
• Обеспечение офиса всем необходимым: канцелярия, вода, расходные материалы, хозяйственные мелочи.
• Взаимодействие с административными службами (клининг, мелкий ремонт, курьеры, оргтехника).
• Прием и распределение входящих звонков и почты.
• Помощь в организации внутренних мероприятий и планерок.

Наши ожидания:
• Опыт: Приветствуется опыт работы администратором, офис-менеджером или ассистентом (не обязательно в НКО, главное — организованность).
• Грамотность: Идеальная устная и письменная речь. Вам предстоит писать письма людям, от которых зависит финансирование программ.
• Самоорганизация: Вы умеете расставлять приоритеты, держать в голове 10 задач и ничего не забывать.
• Коммуникабельность: Вы не теряетесь при общении с первыми лицами компаний, но при этом умеете быть тактичными и доброжелательными.
• Внимательность к деталям: Понимаете важность правильных реквизитов в договоре и сроков подписания актов.

Условия:
• Оформление: Согласно ТК РФ, полностью официальный доход.
• График: Полный день / гибкое начало (обсуждаемо). Работа в офисе фонда в Новосибирске.
• Атмосфера: Мы команда единомышленников. Здесь нет «токсичного» офиса и бессмысленной бюрократии.
• Испытательный срок: 3 месяца.

Как откликнуться:
Мы ценим своё и ваше время. В отклике, пожалуйста, напишите коротко:

Почему вам откликается эта вакансия?

Какой самый сложный многозадачный проект вы вели?