Администратор в клинику

Обязанности администратора в клинике «Мицва» (понедельник-пятница, 9:00–17:00)

- Встреча и консультирование пациентов при записи
- Приём и обработка входящих звонков, предоставление информации
- Составление и ведение расписания работы специалистов, корректировка по необходимости
- Контроль своевременного заполнения и обновления данных в CRM-системе
- Оформление документов, направлений, обработка заявок
- Обеспечение качественной коммуникации между пациентами и врачами
- Организация и контроль порядка в регистратуре и зале ожидания
- Своевременное информирование руководства о проблемах и предложениях по улучшению работы клиники
- Обучение и поддержка новых сотрудников по работе с CRM и внутренними процессами

Инструкции для администратора по обеспечению качественной организационной работы

1. Работа с расписанием

- Поддерживать актуальное расписание специалистов, учитывать их график, перерывы и отпуска.
- Своевременно вносить изменения и уведомлять об этом врачей и пациентов.
- Планировать приём таким образом, чтобы избежать длительных ожиданий и накладок.

2. Обработка звонков

- Отвечать вежливо и быстро, фиксировать цель звонка и записывать пациентов на приём.
- Перенаправлять звонки к нужным специалистам при необходимости.
- Вести учёт звонков для анализа загруженности.

3. Работа с CRM-системой

- Вести базу пациентов: записи, история приёмов, персональные данные.
- Обновлять информацию о записях и изменениях в расписании.
- Использовать CRM для автоматизации напоминаний и уточнения данных.

4. Обратная связь

- Оперативно сообщать руководству о любых сбоях в работе, задержках, жалобах.
- Предлагать улучшения в процессах, основанные на опыте работы с пациентами и врачами.

5. Режим работы и оплата

- Официальный график: пн–пт, 9:00–17:00.
- Дополнительные часы/дни сверх основного графика оплачиваются отдельно, по согласованию.

Такой подход обеспечит эффективную работу клиники, повысит уровень сервиса и удобство для пациентов и сотрудников.