Секретарь / Офис-менеджер

Документооборот и делопроизводство:

· Приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции (письма от заказчиков, госорганов, контрагентов).

· Отправка исходящей корреспонденции (ценные письма, курьерские отправления), контроль сроков доставки.

· Ведение электронного и бумажного архива: сканирование, подшивка, хранение договоров и первичной документации (важно для быстрого доступа при проверках).

· Контроль сроков исполнения поручений, напоминание сотрудникам о важных датах.

· Регистрация и учёт доверенностей.

Поддержка тендерной деятельности:

· Помощь в формировании пакетов документов для участия в торгах (копирование, сшивка, нумерация страниц, заверение копий).

· Обеспечение наличия актуальных учредительных документов, печатей, подписей.

Административное обеспечение офиса:

· Организация встреч и переговоров: бронирование переговорных, встреча гостей, чай/кофе, подготовка раздаточных материалов.

· Координация графика встреч Генерального директора.

· Заказ канцелярских товаров, хозтоваров, воды; контроль складских запасов.

· Взаимодействие с клининговой службой, курьерами, службами доставки.

· Поддержание порядка и уюта в офисе.

Коммуникации:

· Приём и распределение входящих звонков, работа с корпоративной почтой (инфо-ящик).

· Подготовка информационных писем и внутренних рассылок.

· Актуализация контактных данных сотрудников и партнёров.

Помощь в организации командировок:

· Заказ билетов и гостиниц для сотрудников, выезжающих на строительные объекты.

· Образование: высшее или среднее специальное (делопроизводство, документоведение, секретарское дело, менеджмент).

· Опыт работы от 1 года на позиции секретаря, офис-менеджера, делопроизводителя (опыт в строительной, юридической или производственной сфере приветствуется).

· Обязательно: опыт ведения документооборота (регистрация входящих/исходящих, работа с архивом).

· Уверенное владение ПК: Word, Excel (базовые формулы, таблицы), Outlook, PowerPoint.

· Умение работать с оргтехникой (быстрое копирование, сканирование больших объёмов).

· Желательно: знание 1С:Документооборот или Битрикс24.

· Грамотная устная и письменная речь, приятный голос.

· Внимательность к деталям, исполнительность, пунктуальность.

· Способность работать в режиме многозадачности и сохранять спокойствие в напряжённые периоды (тендеры, отчётность).

· Опрятный внешний вид, деловой стиль.

· Заработная плата: от 80 000 рублей по итогам собеседования.

· График: полный день (пн-пт), офис в г. Наро-Фоминск.

· Оформление по ТК РФ.

· Дружный коллектив, интересные задачи, возможность участвовать в жизни компании.