Руководитель административного отдела

Smartway — аккредитованная компания-разработчик собственного онлайн-сервиса для бронирования командировок с 8-летней историей и штатом в 600 сотрудников.

В 2022 году мы стали лидером на рынке делового туризма. Сейчас с нами работают больше 5000 компаний среднего и крупного российского бизнеса: Додо Пицца, Тинькофф, Деловые Линии, HeadHunter, М.Видео и др.

Мы входим в группу компаний 1С (51% акций принадлежит 1С) и совмещаем в себе драйв быстрорастущего бизнеса и финансовую стабильность крупного холдинга.

В связи с расширением команды, мы ищем руководителя административного отдела.

Что нужно будет делать:

• Операционное управление офисами компании (Москва и регионы);
• Организация работы административного отдела (10 человек), в том числе административных служб (водители, курьеры, уборщицы, технический персонал), постановка задач в соответствии с целями организации, управление и анализ деятельности, контроль исполнения должностных обязанностей сотрудниками;
• Решение комплекса вопросов по аренде существующих и дополнительных офисных и складских площадей. Анализ рынка недвижимости. Договорная работа, в том числе страхование имущества и ГО;
• Участие в организация и проведение текущих и плановых ремонтных работ, переоборудование помещений, мелкие и восстановительные ремонты;
• Организация новых рабочих мест, оптимизация площадей, ротация, перепланировка;
• Управление службами клининга и эксплуатации. Контроль чистоты и порядка, исправной работы инженерных систем и поддержание офисов в технически исправном состоянии;
• Флористическое оформление внутренних площадей офисов, контроль сервиса растений, управление сервисным планом озеленения офисов;
• Проведение закупочных процедур всех уровней сложности. Регулярный мониторинг рынка товаров и услуг. Работа с поставщиками;
• Продовольственное снабжение офисов. Анализ потребностей сотрудников, формирование сезонных продуктовых корзин;
• Закупка канцелярии, хозтоваров и ТМЦ для поддержания рабочих процессов и оснащения офисов;
• Ведение крупных мебельных проектов в целях оснащения офиса. Реализация б/у мебели;
• Управление имуществом компании. Ввод в эксплуатацию, учет и инвентаризация мебели и ТМЦ. Организация ответственного складского хранения, ротация и списание. Создание профильных баз данных;
• Организация под ключ офисных и складских переездов всех уровней сложностей;
• Бюджет. Ежегодное планирование годового бюджета административной функции. Финансовый анализ исполнения бюджета «План/Факт», «Факт/Прогноз»;
• Участие в организация корпоративных мероприятий;
• Регламентация. Создание и утверждение организационно-распорядительных документов в целях регламентации различных направлений административной функции;
• Подбор и адаптация персонала. Работа с организационной структурой отдела и штатным расписанием;
• Оценка персонала, аттестация сотрудников. CSI опросы по работе административной функции в рамках ориентированности на нужны сотрудников компании. KPI;
• Разработка систем мотивации сотрудников (материальное и нематериальное стимулирования).

Что мы ждем:

• Релевантный опыт работы от 5 лет;
• Управление персоналом, знание офисного делопроизводства, умение планировать, координировать и управлять рабочими процессами, работать с большим объемом материла и в режиме многозадачности;
• Навыки управления командой и умение работать самостоятельно «руками»;
• Готовность к частым командировкам;
• Высокие организаторские способности и настойчивость в достижении поставленной цели.

Что мы предлагаем:

• Работу в аккредитованной IT-компании, с официальным трудоустройством с первого дня;
• График работы офисный с 9:00ч до 18:00ч;
• Льготную программу покупки билетов и гостиниц через наш сервис;
• Льготную программу ДМС после испытательного срока (со стоматологом, психологом и телемедициной);
• Частичную или полную оплату профильного обучения;
• Материальную поддержку в важные жизненные моменты;
• Корпоративные мероприятия, тимбилдинги и митапы с приглашенными спикерами;
• Дополнительный выходной в день рождения;
• Корпоративную подписку на электронную библиотеку MyBook;
• Корпоративные скидки на онлайн-курсы от проверенных школ;
• Бесплатные консультации по личным вопросам от юридического отдела компании;
• Комфортный офис с кухней, зоной отдыха, приставкой и настолками;
• Безлимитные чай и кофе в офисе, фрукты и сладости за счет работодателя;
• Позитивную и открытую атмосферу в команде, лояльное руководство и отсутствие дресс-кода.