Бизнес-ассистент / помощник руководителя (digital-агентства)

О компании

IT Up — IT-компания, занимающаяся разработкой сложных веб-сервисов, API и кастомных решений. Мы стремимся к высокой эффективности процессов и автоматизации, поэтому ищем персонального ассистента, который возьмёт на себя контроль ключевых процессов, обеспечит порядок в управлении проектами и поможет разгрузить руководство.

Обязанности:

• Контроль дедлайнов специалистов по проектам, своевременное напоминание и координация задач.

• Организация встреч с заказчиками (планирование, согласование времени, ведение записей).

• Курирование встреч, ведение протоколов (фиксирование решений, контроль выполнения договорённостей).

• Координация работы команды (разработчики, тестировщики, дизайнеры, DevOps).

• Контроль выполнения задач в CRM и таск-менеджерах (Jira, ClickUp, Trello и т. д.).

• Формирование новых вакансий, публикация, отбор резюме, проведение первичных собеседований.

• Составление чек-листов и регламентов по рабочим процессам.

• Поиск, анализ и структурирование информации по заданной теме, подготовка кратких резюме и аналитических справок для руководства.

• Выполнение личных поручений руководителя (протестировать и принять задачу, составить баг-репорт, поиск информации, подготовка документов, организация поездок, поиск рекламодателей, поиск подрядчиков, проведение первичных собеседований и т. д.).

Требования:

• Опыт работы ассистентом, проектным менеджером или на схожих позициях (будет плюсом, но не обязателен).

• Желательно IT-образование или опыт в IT-сфере, чтобы понимать процессы IT-разработки.

• Отличные организаторские способности, умение структурировать информацию и держать всё под контролем.

• Многозадачность и самостоятельность.

• Грамотная устная и письменная речь, развитые коммуникативные навыки.

• Способность выходить из конфликтных ситуаций и находить решения

• Владение инструментами:

  • Google Docs, Google Sheets (оформление документов, работа с таблицами).

  • CRM-системы (Bitrix24, AmoCRM, HubSpot и т. д.).

  • Таск-менеджеры (Jira, Trello, ClickUp, Notion и т. д.).

  • Умение быстро находить информацию ("суперспособность гуглить").

  • Открытость к использованию нейросетей (ChatGPT, Midjourney, Notion AI и т. д.).

Условия работы:

• Полностью удалённая работа, полный рабочий день.

• Необходимо быть на связи в рабочие часы.

• Оформление как самозанятый или ИП.

• Пересмотр оплаты каждые 6 месяцев в зависимости от эффективности.

Этапы отбора

Короткое собеседование (до 15 минут) — знакомство, обсуждение задач и условий.

Тестовое задание — небольшое практическое поручение, связанное с IT-проектами.

Финальное собеседование — обсуждение результатов теста, формата работы и заключительное решение.