Специалист по делопроизводству

Обязанности:

Прием, учет и распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе);

Прием и распределение телефонных звонков организации;

Учет, регистрация и отправка исходящих документов после проверки их выполнения, сканирование и прикрепление электронного образа документа;

Прием и отправка обращений/писем по дистанционным каналам связи;

Контроль за выполнением принятых в работу документов, подготовка руководству отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах;

Ведение статистического учета поступающих и создаваемых (входящих и исходящих) документов, контроль за исполнительской дисциплиной;

Контроль за своевременным списанием и списанием в дело исполненных документов;

Разработка внутренних нормативных документов, связанных с регламентацией документооборота и делопроизводства в организации, и обеспечение поддержания их в актуальном состоянии;

Ведение электронной базы документов (1С-Документооборот), осуществление совершенствования электронного документооборота (принятие мер по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий), составление маршрутов и картотек;

Разработка, ведение и актуализация номенклатуры дел;

Формирование, оформление (подшивка, нумерация листов, составление листа-заверителя, составление внутренней описи документов оформление обложки), учет, хранение дел;

Подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

Отбор и уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению.

Осуществление взаимодействия с почтовыми отделениями, курьерскими службами по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу организации.

Умения:

Интеграция документооборота с другими бизнес-процессами организации.

Навыки работы в 1С:Документооборот.

График работы: 5-ти дневная рабочая неделя с двумя выходными: суббота и воскресенье, пн-чт с 9:00 до 18:00, пт. с 9:00 до 17:00. Перерыв для отдыха и питания с 13.00-13.48

Социальный пакет: официальное трудоустройство, бессрочный трудовой договор. Дополнительно: премия 2 раза в год при подготовке к отопительному сезону и по его итогам.