Помощник директора/Офис менеджер

Обязанности:

• Взаимодействие с Заказчиками;
• Подготовка официальных информационных, уведомительных писем клиентам.
• Подготовка коммерческих предложений.
• Консультации потенциальных Заказчиков, формирование КП, проведение встреч на объектах;
• Ведение полного цикла сопровождения договоров с Заказчиками: (проверка договора, прием акта выполненных работ);
• Подготовка договоров, дополнительных соглашений, протоколов разногласий по шаблонам.
• Организация и ведение документооборота с клиентом, при необходимости передача документов лично.
  Взаимодействие со специалистами смежных отделов для решения вопросов клиентов.
• Участие в закупках на тендерных площадках на непостоянной основе: подготовка пакета документов для участия в тендере по требуемому списку;
• Развитие базы объектов;
• Составление служебных и пояснительных записок;
• Контролировать счета на оплату работ;
• Контролировать работы по задачам проектов;
• Привлечение субподрядчиков; Решение нестандартных ситуаций внутри компании;
• Решение административно-хозяйственных вопросов (уборка помещений, обслуживание инженерных сетей, поиск и привлечение подрядчиков для выполнения необходимых работ);
• Ведение отчетности по объектам, договорам.
• Контроль исполнения поручений руководителя
  Организация командировок или поездок, бронирование отелей и билетов, оформление виз и страховых полисов
• Регистрация входящих звонков и документов, их распределение
• Ведение календаря, графика встреч руководителя, организация его рабочего времени
• Ведение сайта, разработка рекламных предложений, наполнение контентом
• Отчетность по итогам работы перед руководством.

Требования:

• Наличие высшего образования;
• Опыт работы помощником руководителя/административным ассистентом более 1 года;
• Умение выстраивать оптимальные логистические цепочки, корректно оценивать время;
• Быстрая скорость обработки информации;
• Способность достигать результата в оговоренные сроки.
• Стрессоустойчивость, ответственность, самостоятельность.
• Высокая самоорганизация и готовность быть на связи для решения критичных вопросов

Условия:

• Современный, уютный офис, расположенный вблизи станции метро;

• График работы: Готовность к ненормированному рабочему дню.

• Готовность быть на связи и оперативно решать вопросы в режиме 24/7.
• Высокая скорость реакции на срочные запросы (включая внерабочее время);

• Испытательный срок 3 месяца;

• Уровень дохода обсуждается по итогам собеседования с успешным кандидатом;

• Компенсация мобильной связи;

• Комфортные условия труда: оборудованное рабочее место, кофе-брейк за счет компании.