Администратор/офис-менеджер в детский центр

Меня зовут Мария. Я HR-специалист центра «Ветер». Наш центр работает с детьми с особенностями развития по методике ABA (американская методика, имеющая сильную доказательную базу для работы с детьми с расстройством аутистического спектра).

Наш центр посещают дети от 1,5 лет до 10 лет.

У нас коллектив, состоящий из 20 человек. В основном это специалисты по работе с детьми.

Сейчас мы находимся в поиске двух администраторов: администратор по работе с клиентами и администратор по финансовой и хозяйственной частям, которые будут помогать нам работать с семьями и вести наше хозяйство в центре.

Обязанности администратора по работе с клиентами:

Вести расписания в Google-календаре (фиксация больничных, отпусков, отмен).

Поддерживать контакт с родителями через доступные мессенджеры (WhatsApp, Telegram).

Составление плана посещаемости сотрудников и детей

Проставлять часы посещения сотрудников и детей в установленных таблицах.

Работать с базой текущих клиентов (вносить данные и корректировать имеющиеся), контролировать даты рождения детей и своевременно передавать информацию кураторам, закупать подарки.

Работать с листом ожидания (при поступлении новых заявок вносить данные в таблицу, при появлении места в центре- приглашать новых клиентов на первичные консультации (расписание согласовывать заранее с кураторами).

Для новых клиентов подготавливать необходимый комплект документов – договор об оказании услуг, согласие на обработку персональных данных.

Сканировать необходимые документы.

Помогать специалистам в организации детских праздников в центре.

Корректировать график дежурств в центре.

Разбирать сообщения в почте, отвечать на необходимые, удалять лишние.

Организовывать Дни Рождения сотрудников, закупать подарок от центра.

И другие задачи необходимые в рамках работы с клиентами и документооборотом.

Обязанности администратора по финансовой и хозяйственной частям:

Обсуждать договор (условия оплаты занятий) с родителями новых учеников.

Принимать оплату у родителей учеников.

Расчет стоимости занятий согласно посещению детей и выставление счетов родителям.

Взаимодействие с бухгалтером и расчет зп сотрудников

Контроль оплаты счетов и платежей (согласно срокам)

Ведение управленческого учета в программе План-факт

Предоставление информации бухгалтеру для заполнения Книги учета доходов-расходов (выписка из банков, выписка их программы план-факт)

Печатать чек-листы уборки, развешивать по кабинетам, следить за их выполнением, исправлять при необходимости.

Следить за работой техники:

• Добавлять воду и обслуживать увлажнитель;
• Обслуживать кулер: заказывать воду, чистить его;
• Следить за фильтрами для воды (вовремя их менять, заказывать новые);

Закупать и следить за расходниками, необходимыми для работы центра.

Ставить задачи мастеру по ремонту и следить за их выполнением.

Следить за чистотой и контактировать с клинингом по вопросам качества уборки.

Следить, чтобы всё в центре работало и функционировало.

Продумывать функциональное хранение вещей, оптимизацию пространства.

Контактировать с собственником помещения для сдачи показаний счетчиков.

Забирать посылки из пунктов выдачи.

Закупать продуктов для сотрудников (чай, кофе, молоко и т.д.).

Загрузка/выгрузка стиральной машинки.

И другие задачи необходимые для хозяйственной части функционирования центра.

Требования:

• Умение выстраивать доброжелательные и продуктивные отношения с клиентами и коллегами
• Качественное выполнение поставленных задач
• Внимание к деталям
• Умение ориентироваться на образец и выполнение по нему
• Умение структурировать свою работу, ставить себе задачи и доводить их до конца
• Умение работать в Google документах (word, excel)

Условия:

• Рабочий день с понедельника по пятницу с 9 до 17
• Работа без совмещения
• Обязательное присутствие на работе (НЕ удалённая работа)
• Обед с 13 до 14
• Работа в очень классном и экологичном коллективе

У нас очень классный коллектив! Мы все общаемся друг с другом, решаем проблемы и стараемся делать так, чтобы всем было комфортно на работе.

Будем очень рады открытому и спокойному человеку с хорошим чувством юмора.

Пожалуйста, откликайтесь на вакансию и пишите сообщения.

До встречи!