Executive Assistant / Личный ассистент Руководителя

Executive Assistant / Личный ассистент Руководителя

Формат работы: офис, полный рабочий день
Локация: м. Марьина Роща

О позиции

Мы ищем Executive Assistant — правую руку Руководителя, которая обеспечит устойчивость бизнес- и личных процессов.

Руководитель активно вовлечён в развитие бюро и публичную деятельность. Формат взаимодействия предполагает высокую динамику, внимание к деталям, сочетание стратегических задач и личной поддержки.

Нам нужен не просто исполнитель задач. Нам нужен человек, который умеет выстраивать систему, предупреждать сбои и создавать ощущение порядка и стабильности.

Работа предполагает высокий уровень такта, корректность в коммуникации и понимание профессиональной дистанции.

Обязанности

Административная и бизнес-поддержка:

• Полная административная и информационная поддержка Руководителя
• Ведение и координация рабочего и личного календаря
• Организация и протоколирование встреч, контроль исполнения поручений
• Ведение бумажного и электронного документооборота
• Подготовка проектов писем, приказов, служебных записок
• Приём и распределение входящей корреспонденции
• Приём входящих звонков

Организационная поддержка:

• Организация командировок (билеты, визы, отели, регистрация на рейсы)
• Взаимодействие с подрядчиками, поставщиками, курьерами
• Поиск и закупка товаров и услуг
• Подготовка презентационных материалов к печати
• Взаимодействие с типографиями и контроль качества печати

Поддержание жизнедеятельности офиса:

• Приём гостей бюро
• Поддержание порядка и деловой атмосферы
• Уход за растениями
• Организация поздравлений сотрудников с днём рождения
• Поддержание внутренних традиций и корпоративной культуры

Участие в создании контента:

• Фото- и видеосъёмка рабочих процессов и мероприятий
• Помощь в создании сторис из офиса
• Систематизация и передача визуальных материалов

Важно: это не роль SMM-специалиста. Задача — аккуратно фиксировать жизнь бюро с соблюдением деловой этики и конфиденциальности.

Личная поддержка Руководителя:

• Выполнение личных поручений
• Решение организационных и бытовых вопросов
• Забота о комфорте и устойчивости рабочего графика

И да — нужно любить кошек. Иногда потребуется присмотреть за котом.

Требования

• Высшее образование
• Опыт работы личным или executive-ассистентом от 2 лет
• Развитый тайм-менеджмент
• Умение работать в режиме многозадачности
• Опыт ведения документооборота
• Грамотная устная и письменная речь
• Высокий уровень ответственности
• Проактивность и самостоятельность
• Умение работать с конфиденциальной информацией
• Опыт взаимодействия с типографиями будет преимуществом
• Базовые навыки фото- и видеосъёмки на телефон

О стиле работы и личной зрелости

Работа предполагает высокий уровень доверия и постоянное личное взаимодействие с Руководителем. Важно внутреннее спокойствие, зрелость и умение сохранять устойчивость даже в динамичных ситуациях.

Мы ценим людей, которые не ждут подробных инструкций к каждому шагу, а умеют самостоятельно принимать решения в рамках своей зоны ответственности. В этой роли важно не количество выполненных задач, а ощущение надёжности, которое создаёт ассистент.

Если вам важно строгое разделение «это моё / это не моё», фиксированный объём без выхода за рамки и минимальная личная включённость, вероятно, формат работы вам не подойдёт.

Мы рассматриваем эту позицию как долгосрочную. Если вы ищете временный этап, скорее всего, мы не совпадём.

Условия

• График работы: Понедельник – Пятница, 10:00–19:00
• Современный комфортный офис в шаговой доступности от ст. м. Марьина Роща с собственным кафе и вкусными обедами
• Постоянная стабильная работа
• Официальное оформление по ТК РФ
• Своевременные выплаты 2 раза в месяц (15 и 30/31 числа)

Доход

Доход: от 130 000 руб. на руки с возможностью роста по мере расширения зоны ответственности.
Финальный уровень дохода обсуждается по итогам интервью.

Важно

В сопроводительном письме просим ответить на вопросы:

Опишите ситуацию, где вам пришлось принять самостоятельное решение без согласования с руководителем.

Как вы расставите приоритеты, если одновременно возникнут срочная командировка, перенос встречи и сбой у подрядчика?

Отклики без сопроводительного письма не рассматриваются.