Администратор офиса / Ассистент Генерального директора

ГК «МК Оптикс» — эксперт и один из флагманов российского рынка офтальмохирургии. Более 20 лет мы поставляем высокотехнологичное оборудование и расходные материалы, помогая врачам возвращать зрение.

О позиции: Нам нужен «хозяин офиса» и надежный бизнес-ассистент, способный объединить три направления: комфорт рабочего пространства, операционную поддержку HR-процессов и эффективное планирование времени руководителя. Численность компани 22 человека. Структура подчинения: напрямую Генеральному директору.

Ключевые задачи:

Офис-администрирование и Фронт-офис

• Обеспечение ежедневной готовности офиса: порядок, готовность переговорных, наличие расходных материалов.

• Закупка канцелярии, воды, кофе и хозяйственных товаров в рамках бюджета.

• Встреча посетителей, прием звонков и управление всей входящей/исходящей корреспонденцией.

• Взаимодействие с подрядчиками (клининг, сервис техники, ИТ) для бесперебойной работы инфраструктуры.

Операционная HR-поддержка

• Размещение вакансий и первичный скрининг откликов по заданным чек-листам (без самостоятельного принятия решений о найме).

• Организация тестирования кандидатов в системах E-Staff и StartExam, координация интервью.

• Сопровождение онбординга: подготовка рабочих мест, выдача welcome-пакетов и контроль вводных инструктажей.

• Техническая поддержка кадрового ЭДО (Saby): информирование сотрудников и сбор оригиналов документов.

• Организация обучения и внутренних мероприятий (бронирование, приглашения, учет посещаемости).

Ассистентская поддержка руководителя

• Ведение рабочего календаря Генерального директора: назначение и перенос встреч.

• Организация командировок (билеты, отели, трансферы) в соответствии с правилами Компании.

• Подготовка черновиков писем, презентаций и материалов к встречам по шаблонам.

• Ведение реестра поручений руководителя и контроль статуса их исполнения.

Наши ожидания:

• Образование: Высшее или среднее профессиональное (менеджмент, управление персоналом, экономика).

• Опыт работы в административной сфере или HR-ассистенции от 1 года.

• Цифровая грамотность: Уверенное владение офисными программами и готовность быстро освоить Bitrix24, E-Staff, Saby, iSpring.

• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.

• Личные качества: Высокая организованность, внимание к деталям, доброжелательность и соблюдение конфиденциальности.

Условия и формат работы:

• Доход: Конкурентная официальная заработная плата (фикс + KPI по качеству администрирования), обсуждается индивидуально.

• Оформление: Официальное трудоустройство, полностью «белая» зарплата, ДМС со стоматологией в ведущих клиниках региона.

• График: 5/2, современный офис в центре города (Екатеринбург, ул. Шейнкмана, 123). Гибридный формат возможен после адаптации.

• Среда: современный офис, с лаундж зонами, кофе баром и культурой взаимного уважения.

• Развитие: Обучение современным инструментам автоматизации и управления процессами за счет компании.

Почему Вам будет интересно:

Никаких личных поручений: Мы ценим ваше время — задачи связаны исключительно с бизнес-процессами Компании.

Прозрачность процессов: Работа строится на понятных чек-листах и регламентах, что исключает хаос и неопределенность.

Технологичность: Вы будете работать в современной цифровой среде, используя лучшие инструменты для HR и офис-менеджмента.

Влияние на результат: От вашей работы зависит фокус Генерального директора на стратегии и общая атмосфера в команде.

Как откликнуться

Откликайтесь на hh.ru. В сопроводительном письме кратко опишите ваш опыт работы с календарями руководителей и в каких цифровых системах (CRM, HR-софт) вы работали ранее.