Административный директор

Партнеры юридической фирмы "ПРЕДМЕТНО" ищут административного директора, который возьмет на себя настройку и контроль исполнения административных (бизнес) процессов фирмы. Вакансия предполагает перспективы роста (административные и финансовые функции, без юридической работы). Вознаграждение подразумевает премирование от роста выручки фирмы.

Кандидату предлагаем взять на себя офисную и операционную часть: документы, коммуникации, организация выставления счетов и взаимодействие с бухгалтерией, чтобы партнёры и юристы были сфокусированы на юридической работе. Помимо прочего Вам понадобятся навыки планирования, распределения ресурсов, управления временем и анализа данных (KPI, отчеты), обработка входящих заявок и их распределение между руководителями направлений.

Обязанности:

1.Клиентские документы: готовить договоры и приложения по шаблонам, контролировать подписание и хранение. Контролировать своевременную оплату счетов.
2.Вести реестры и карточки в Битрикс24, следить за актуальностью статусов.
3. Взаимодействие с аутсорсинговой бухгалтерией: собирать первичку, передавать документы, отвечать на уточнения, помогать, чтобы отчётность собиралась без потерь и не в последний день.
4. Администрирование каналов коммуникации фирмы: электронная почта, ЭДО, телефон, аккаунты фирмы в мессенджерах и социальных сетях.
5. Организация встреч с клиентами (согласовывать слоты, вести календари)
6. Организация командировок сотрудников фирмы: покупка билетов, бронирование гостиниц, контроль за служебными расходами , ведение и систематизация отчетной документации.
7. Прием входящих обращений через цифровую телефонию (приложение на телефон), e-mail, WhatsApp, Telegram). Передача входящих обращений руководителям направлений.
8. Подготовка простых презентационных материалов по шаблонам, привлечение подрядчиков для более сложных задач.
9. Организация курьерских доставок, отправки и получения корреспонендции (поиск и заключение договоров с необходимыми службами, без непосредственных курьерских функций).

Требования:

1. Навыки soft skills - грамотная устная и письменная речь, умение (а лучше желание и любовь) работать с числами, финансами, таблицами excel, а помимо этого также любовь к разностороннему развитию и общению с людьми
2. Исполнительность, внимательность, аккуратность.
3.Вежливость, знание делового этикета и этикета общения, Навыки работы с Битрикс24, ЭДО и навыки финансового учета будут вашим преимуществом.

Условия:

Современный офис, м. Петроградская.

Официальное оформление по трудовому договору, полностью белая заработная плата.

Современные методы работы компании, возможность работать с сервисами и ПО, необходимыми для комфортной и современной работы (Bitrix24, Zoom, нейросети и пр.).

Интересная работа в направлении юридического консалтинга в сегменте работы с предприятиями малого и среднего бизнеса. Деловые мероприятия. Тренинги и мероприятия личностного роста.

Полный рабочий день (5/2) с 09:30 до 18:00.