Помощник генерального директора

Ключевые обязанности:

• Стратегическая поддержка руководства:

  • Административное сопровождение:

    • Подготовка материалов для встреч и совещаний

    • Организация деловых поездок генерального директора

    • Координация рабочего графика руководителя

    • Участие в подготовке стратегических решений

  • Управленческая поддержка:

    • Помощь в коммуникации между отделами

    • Контроль исполнения поручений руководства

    • Участие в разработке бизнес-процессов

• Документооборот и юридическое сопровождение:

  • Договорная работа:

    • Систематизация и проверка документации в папках контрагентов в облачном хранилище

    • Контроль актуальности договоров на обслуживание офиса

    • Ведение реестра договоров аренды

    • Сканирование и хранение учредительных документов

  • Электронный документооборот:

    • Работа с системой Диадок (подписание, отправка документов)

    • Ведение электронного документооборота в 1С

• HR-направление и кадровое делопроизводство:

  • Кадровый учет:

    • Ведение табеля учета рабочего времени

    • Ведение графика отпусков сотрудников

    • Контроль рабочего времени через систему учета

  • Подбор персонала:

    • Размещение вакансий на hh.ru и других площадках

    • Проведение первичных собеседований

    • Подготовка пакета документов для приема/увольнения

    • Контроль подписания должностных инструкций и положений

  • Организация рабочего пространства:

    • Подготовка новых рабочих мест

    • Контроль оснащения рабочих зон

• Административная поддержка офиса:

  • Материально-техническое обеспечение:

    • Заказ и контроль поставок канцтоваров

    • Обеспечение офисов водой, кофе, расходными материалами

    • Заказ и контроль наличия спецодежды

    • Обеспечение офисных аптечек, дезинфицирующих средств

  • Контроль оборудования:

    • Совместная с ИТ-инженером инвентаризация техники

    • Заказ офисной мебели и контроль сборки

• Техническая поддержка и безопасность:

  • IT и инфраструктура:

    • Заказ визиток и печатей

    • Управление электронными ключами

    • Изготовление и учет ключей от помещений

  • Безопасность:

  • Ведение реестра печатей и штампов

• Финансовое администрирование:

  • Денежные операции:

    • Контроль наличных средств на нужды офиса

    • Ведение отчетности по расходам офиса

    • Внесение счетов в УНФ

    • Расчет заработной платы уборщиц

• Организационная поддержка:

  • Взаимодействие с администрацией:

    • Контроль сроков аренды

    • Решение вопросов с парковкой

    • Взаимодействие с администрацией: контроль/учёт договоров, сроков аренды, бух. документов, решение вопросов, периодически возникающих в процессе: например, косметический ремонт помещений или замена освещения, или согласование и заказ уличной вывески

    • Работа с почтовой корреспонденцией

Требования к кандидату:

• Профессиональный опыт:

  • Опыт работы помощником руководителя от 3 лет

  • Успешный опыт ведения комплексного документооборота

  • Знание принципов кадрового делопроизводства

  • Опыт административной поддержки высшего руководства

• Технические навыки:

  • Уверенное владение MS Office

  • Опыт работы с 1С

  • Навыки работы с системами ЭДО

  • Знание основ кадрового учета

• Личные качества:

  • Высокий уровень организованности

  • Способность к многозадачности

  • Ответственность и внимательность к деталям

  • Инициативность

  • Умение работать в условиях дедлайнов

  • Тактичность и умение хранить конфиденциальную информацию

  • Развитые коммуникативные навыки

Условия работы:

• График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00

• Офис: комфортный современный офис в 100 метрах от станции метро

• Оформление: по ТК РФ

• Социальный пакет:

  • Официальное трудоустройство

  • Оплата больничных и отпусков

• Дополнительные преимущества:

  • Современный офис с удобной локацией

  • Дружный коллектив

  • Возможности профессионального роста

  • Корпоративные мероприятия

Мы предлагаем:
Стать незаменимым помощником генерального директора в динамично развивающейся оптовой компании, участвовать в принятии важных решений и развитии бизнеса