Делопроизводитель

Ключевые задачи

Делопроизводство и документооборот:

• Организация и ведение документооборота компании (первичная обработка, регистрация, учет входящей/исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных документов, доведение до сотрудников распоряжений руководства, контроль сроков и т.д.).
• Организация и ведение договорного документооборота (маршруты, сроки, ответственные по документам с контрагентами, формирование по типовым формам договоров, заявок, актов и т.д.).
• Организация, учет и обеспечение хранения и архивирования документов (систематизация, обеспечение сохранности, уничтожение) и оперативное предоставление документов по запросам.
• Техническая поддержка документооборота Генерального директора, Директора по развитию, Бухгалтерии, Отдела кадров, Проектного офиса (печать, копирование, сканирование документов и пр.).
• Получение и отправка документов в системах электронного документооборота (СЭД), с электронной подписью в ЭДО, а также на бумаге (через почтовые и курьерские службы).
• Обеспечение сохранности конфиденциальной информации, а также персональных данных в соответствии с законодательством.

Кадровый документооборот (подготовка, учет, первичная обработка):

• Прием/увольнение сотрудников, ведение личных дел (архива бумажного и электронного).
• Подписание с сотрудниками договоров, доп. соглашений (ТД, ГПХ, СД).
• Ознакомление с приказами (прием на работу, отпуска, перевод, увольнение).

Помощь бухгалтерии:

• Контроль оплат и сроков по договорам.
• Сбор документов (актов, счет-фактур) от контрагентов.
• Оформление документов для командировок руководителей и сотрудников. Сбор отчетов по командировкам, чеков по итогам поездок.
• Сбор и фиксация операционных расходов от сотрудников.

Цели должности

• Надлежащее состояние учёта и хранения документации.
• Полностью структурированный архив – бумажный и электронный.
• Чёткая номенклатура дел с указанием сроков хранения.
• Своевременная и качественная подготовка необходимых документов для администрации и работников компании.
• Своевременная подготовка и отправление документов адресату.
• Своевременное осуществление контроля исполнения служебных и распорядительных документов, заданий и поручений администрации компании.
• Обученный персонал, понимающий, куда и как сдавать документы.
• Готовность к проверкам (налоговым, трудовым, архивным).

Мы ожидаем от Вас

• Образование высшее/среднее специальное.
• Опыт работы на позиции делопроизводителя, архивариуса, специалиста по документообороту, офис-менеджера, секретаря, помощника руководителя или схожей.
• Обязательное уверенное знание и опыт работы:
  • С системами электронного документооборота (СЭД).
  • С электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и системами юридически значимого ЭДО.
  • С офисными программами (MS Word, Excel) и оргтехникой.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Навыки деловой переписки, составления служебных записок, приказов и распоряжений.
• Ответственность, высокая самоорганизация, внимательность к деталям.

Мы предлагаем

• Работу в современной IT-компании с понятными целями и проектами.
• Официальное трудоустройство и конкурентную белую заработную плату (обсуждается по итогам собеседования).
• График: 5/2, полная занятость.
• Современные инструменты для работы (1С, СЭД, ЭДО, КЭДО).
• Комфортный офис в Новосибирске (Академгородок).

Будет значительным плюсом

• Опыт работы в похожей вакансии от 1 года.
• Знание основ бухгалтерского первичного документооборота (счета, акты, накладные).
• Навыки работы в 1С.
• Понимание структуры договорного документооборота: договор, заказ (заявка, спецификация, приложение), доп. соглашение к договору, акт сдачи-приемки.
• Опыт, уверенность и готовность выстроить систему делопроизводства с нуля.
• Готовность работать в условиях меняющихся задач и приоритетов.
• Способность самостоятельно разбираться, когда нет регламентов, и создавать их.
• Ориентация на результат для компании в целом, без деления задач на «мои/не мои».
• Опыт подготовки документов для проверяющих органов.

Если Вы хотите стать частью нашей команды, будем рады встретиться с Вами на собеседовании!

Команда BPMLab