Офис-менеджер/Секретарь (м. Курская/Чкаловская)

О компании:

ALPINE Tax — консультационная компания, специализирующаяся на налоговом и юридическом сопровождении состоятельных частных клиентов (HNWI/UHNWI). Мы предоставляем комплексные решения в области российского и международного налогообложения, структурирования активов, валютного и миграционного законодательства.

Собственные офисы в ОАЭ, Испании, ЮАР позволяют нам оказывать услуги без посредников в ключевых юрисдикциях. Наша команда — одна из первых в России, кто сфокусировался на работе с частными клиентами. Компанию и её экспертов ежегодно отмечают международные рейтинги: Chambers and Partners, Legal 500, International Tax Review.

Почему ALPINE Tax:

Здоровая рабочая атмосфера и открытые, простые коммуникации;

Минимум бюрократии — максимум фокуса на результат и эффективность;

Вклад каждого виден и ценится;

Ты сама влияешь на свою карьеру и растёшь вместе с компанией;

В настоящее время в небольшую, но активно развивающуюся компанию мы ищем специалиста на позицию Секретаря/офис-менеджера.

Обязанности:

• Организация и сопровождение встреч, совещаний;
• Хозяйственное обеспечение офиса;
• Бронирование переговорных комнат;
• Организация онлайн-конференций (60% времени);
• Назначение и ведение встреч в календаре Outlook;
• Информирование участников встреч о месторасположении офиса, о правилах парковки;
• Подготовка переговорных (проверка чистоты, наличие раздаточных материалов и канцелярии, наличие напитков);
• Предложение гостям и приготовление кофе и чая на встречах;

Работа с оргтехникой и СКУД:

• Сканирование, ксерокопирование и вывод на печать документов по просьбе сотрудников;
• Оформление гостевых и постоянных пропусков;
• Ведение календаря руководителя с отслеживанием встреч и занятости переговорных комнат;
• Работа с электронной почтой Outlook;
• Работа с курьерскими службами;
• Заказ канцелярских принадлежностей (Комус), подарков клиентам и визиток;

Работа с персоналом:

• Организация рабочего места нового сотрудника на наличие канцелярских принадлежностей и рабочего компьютера;
• Отслеживание дней рождения сотрудников и организация поздравлений;
• Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам закрывающих документов и оплат;
• Оформление билетов и бронирование отеля - в случае командировок сотрудников.

Работа с СРМ Битрикс24:

• Заведение запросов в систему, отслеживание дальнейшей работы по входящим звонкам и запросам с электронной почты.

Жизнедеятельность офиса:

• Организация бесперебойной работы офиса, в случае неполадок – оперативное устранение с помощью привлечения различных технических служб.
• Взаимодействие с арендодателем по вопросам, касающимся технической поддержки офиса и вызова коммунальных служб;
• Взаимодействие с внутренней ИТ службой по вопросам, касающимся компьютеров и оргтехники.
• Взаимодействие с маркетингом:
• Участие в подготовке маркетинговых мероприятий (бизнес-завтраки, конференции и т.п.);
• Оказание технической помощи (рассылка писем, сбор и обобщение информации и т.п.).

Требования:

• Аккуратный внешний вид, доброжелательность, вежливость, инициативность;
• СТРОГО профильный опыт работы от 2-х лет в качестве офис-менеджера/секретаря (строго в коммерческих структурах);
• Желание работать с людьми и оказывать им сервис;
• Соблюдение делового этикета:
• Грамотная речь;
• Высокий уровень культуры;
• Опытный пользователь платформой Zoom, Microsoft Teams, Outlook и пакета MS Office (Excel, Power Point, Word),

Условия:

• Оформление по ТК РФ с первого дня работы;
• Полностью белые и прозрачные условия труда;
• График работы 5/2 с 9.30 до 18.30 (с 10.00 до 19.00);
• Расширенный ДМС, который включает стоматологию и обслуживание в премиальных клиниках Москвы;
• Ежегодная аттестация с пересмотром заработной платы;
• Здоровая атмосфера в коллективе;
• Возможность повышения квалификации за счет обучения, участия в тренингах;
• Возможность расширения функционала и роста внутри компании;
• Комфортабельный офис класса А в 5 минутах пешком от м. Курская.

Если Вы дочитали до конца, пожалуйста пришлите сопроводительное письмо с указанием того, что Вас мотивирует, а что демотивирует в рабочих задачах.