Документовед/помощник руководителя

Осуществлять прием и первичную обработку входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировку на регистрируемые и не регистрируемые; подготавливать входящие документы для рассмотрения начальником учреждения; регистрировать входящие документы.

Вести базу данных документов учреждения; пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами учреждения.

Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.

Организовывать передачу документов непосредственным исполнителям; организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

Обрабатывать, регистрировать и отправлять исходящие документы; осуществлять доставку исходящих документов в Администрацию г. Белгорода, в иные государственные и муниципальные органы и учреждения, обеспечивать отправление почтовой корреспонденции через ФГУП «Почта России»; вести реестр почтовых отправлений и учет квитанций об отправке почтовой корреспонденции.

Контролировать исполнение документов в учреждении; обеспечивать качественное редактирование документов.

Осуществляет работу в подсистеме управления внутренними процессами "Электронное правительство" региональной информационно-аналитической системы (СЭД ДЕЛО).

Разрабатывать номенклатуру дел учреждения; проверять правильность оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения; формулировать заголовки дел и определять сроки их хранения; формировать дела; контролировать правильное и своевременное распределение и подшивку документов в дело.

Осуществлять методическое руководство делопроизводством в учреждении, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив; организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел учреждения.

Обеспечивать сохранность и защиту документов учреждения.

Оформлять документы экспертной комиссии.

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника учреждения. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы начальника учреждения. Обеспечивать рабочее место начальника учреждения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе начальника учреждения.

Организовывать проведение телефонных переговоров начальника учреждения, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до начальника учреждения информацию, полученную по каналам связи.

Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

По поручению начальника учреждения составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем, печатать служебные материалы, необходимые для работы начальника учреждения.

Выполнять отдельные служебные поручения начальника отдела и учреждения.

Осуществлять контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений начальника учреждения, взятых на контроль.

Содействовать оперативности рассмотрения просьб, замечаний и предложений работников учреждения.