Старший администратор

Ищем старшего администратора для обеспечения высокого уровня сервиса и качества обслуживания гостей, координировать работу администраторов ресепшн и операторов КЦ, контролировать удовлетворенность гостей услугами клиники и развивать систему непрерывного улучшения качества.

Ключевые задачи:

Управление качеством обслуживания

• Разработка и внедрение стандартов обслуживания гостей на всех этапах взаимодействия.

• Мониторинг соблюдения стандартов персоналом.

• Организация регулярного сбора и анализа обратной связи от гостей.

• Управление персоналом

• Координация и контроль деятельности администраторов ресепшн и менеджеров по здоровью.

• Постановка целей, распределение задач, контроль исполнения.

• Организация обучения, наставничества и мотивации команды.

• Оценка эффективности работы сотрудников (KPI, аттестации, регулярная обратная связь).

Развитие и оптимизация бизнес-процессов в сфере качества

• Анализ существующих процессов обслуживания и «пути» гостя; выявление узких мест и зон для улучшения.

• Разработка и внедрение предложений по оптимизации процессов записи, приёма, сопровождения и сбора обратной связи.

• Контроль эффективности изменений и обеспечение системного улучшения качества.

Взаимодействие с руководством и другими отделами

• Согласование и координация задач по улучшению качества с собственником, главным врачом, отделом маркетинга, IT и т. д.

• Участие в совещаниях по вопросам стратегии развития и повышения уровня сервиса.

• Формирование отчетов для руководства по ключевым показателям качества обслуживания и эффективности работы отдела.

Работа с претензиями и обратной связью от гостей

• Разработка и контроль соблюдения регламента работы с претензиями.

• Личное участие в решении сложных конфликтных ситуаций с гостями.

• Анализ рекламаций и предложений/запросов гостей, формирование мер по системному улучшению.

Работа с ключевыми клиентами клиники

• Ведение VIP гостей (без продаж!)

Организация административных процессов в отделе

1.Оформление справок на налоговый вычет

• Контроль корректности подготовки и своевременной выдачи справок гостям.

2. Формирование графика работы отдела

• Планирование и согласование расписания администраторов ресепшн с учетом пиковых нагрузок и потребностей пациентов.

3. Формирование сетки расписания врачей

• Оптимизация загрузки с учетом сезонности/специфики спроса.

4. Ценообразование

• Внесение данных в МИС (прайс, приказ, внесение изменение в номенклатуре);

• Своевременному информированию команды ОЗ и клиентов;

• Контроль наличия обязательных документов в уголке потребителя (утвержденный актуальный прайс, приказы и пр.)

5. Ведение табеля учета рабочего времени

• Контроль и своевременное заполнение табеля по каждому сотруднику отдела.

6. Расчёт мотивации и премирования сотрудников отдела

• Подготовка данных для начисления заработной платы и мотивационных выплат (премий, бонусов) на основе результативности команды Отдела заботы.

7. Контроль исполнения назначения врачей

• Запись на процедуры/приему через администраторов

• Задачи от администраторов на операторов КЦ

• Запись на процедуры/приему через операторов КЦ (по средствам задач)

• Передача клиентов другим подразделениям

Мы ждем от вас:

• Опыт работы администратором/старшим администратором от 1 года (предпочтительно в медицине, премиальном сервисе или HoReCa).

• Навыки руководства малой командой.

• Ответственность, стрессоустойчивость и исключительная клиентоориентированность.

• Внимание к деталям, исполнительность и высокая дисциплина.

• Опыт работы с кассой и основными офисными программами.

Мы предлагаем:

• Стабильный оклад + премия по KPI.

• Официальное трудоустройство.

• График 5/2, полный день.

• Работу в современной клинике с дружной командой.