Ассистент-операционист проекта

О компании

Мы — проект в сфере эстетической медицины и медицинских изделий, находящийся в стадии активного запуска и масштабирования. Подразделение одной из крупнейших в СНГ медицинских компаний в сфере клинических исследований.

Работаем с клиниками, врачами, поставщиками и подрядчиками. Строим системный, управляемый бизнес без хаоса и «ручного режима».

Компания предоставляет сотруднику для работы ноутбук и мобильный телефон с подключением к корпоративному тарифу.

Цель роли

Обеспечить бесперебойную операционную работу проекта:
контроль задач, документов, подрядчиков, отгрузок, оплат и отчётности, снимая с руководителя рутинную и координационную нагрузку.

Задачи и ответственность

1. Операционная координация и текущие задачи

• Работа с текущими задачами проекта в ежедневном режиме.
• Ведение и актуализация списка задач:
  • статус, приоритет, ответственный, срок.
• Контроль исполнения задач всеми участниками проекта.
• Владение актуальным статусом по всем направлениям.
• Проактивное выявление рисков, задержек и проблем.

2. Подготовка материалов для руководителя

• Подготовка материалов к встречам и созвонам:
  • повестки, статусы, вопросы на решение.
• Подготовка кратких справок, сводок, таблиц по запросу.
• Фиксация решений руководителя и контроль их исполнения.
• Сбор и структурирование информации от подрядчиков и партнёров.

3. Контроль работы поставщиков и подрядчиков

• Контроль работы поставщиков и подрядчиков (дизайн, печать, логистика, склад и др.).
  Владение актуальным статусом по каждому поставщику:
  • этап работ, сроки, риски.
• Коммуникация по срокам, правкам и результатам.
• Эскалация проблем руководителю при отклонениях от плана.

4. Продажи: операционное сопровождение

(без активных продаж и переговоров)

• Приём и обработка заявок на отгрузку.
• Организация отгрузок по заявкам:
  • проверка условий,
  • контроль документов,
  • координация логистики.
• Контроль своевременного поступления оплат по счетам.
• Ведение статуса заказов:
  • заявка / счёт / оплата / отгрузка / доставка.

5. Документы и договоры

• Ведение реестра договоров и допсоглашений/реестра контактов/реестра задач и информации по проекту
• Контроль статусов, сроков и актуальности версий.
• Подготовка документов к согласованию.
• Контроль подписания и обмена оригиналами.

6. Отчётность

• Подготовка ежедневной отчётности руководителю, включающей:
  • статус задач, статус подрядчиков,статус отгрузок, статус оплат, риски и вопросы на решение.
• Поддержание актуальных таблиц и реестров проекта.

Требования к кандидату

Обязательно:

• Опыт в операционной / административной / проектной роли.
• Умение работать с несколькими задачами и статусами одновременно
• Внимательность к деталям и документам.
• Умение самостоятельно организовывать свою работу.
• Навык чёткой письменной коммуникации и отчётности.
• Умение работать с офисными продуктами MS или гугл. Умение работать с чатом GPT, базовая грамотность, системность мышления и работы.

Будет преимуществом:

• Опыт в фармацевтике, медицине, медицинских изделиях или дистрибуции
• Опыт работы с подрядчиками и логистикой.
• Опыт сопровождения продаж (отгрузки, оплаты).

Формат работы

• Формат: full-time (обсуждается), удаленный режим с частичным присутствием в офисе. Первое время (3-6 месяцев) физическое присутствие будет требоваться больше времени.
• Формат взаимодействия: прямое подчинение руководителю проекта.
• Высокая степень ответственности и самостоятельности.

Критерий успеха роли

Через 1–2 месяца:

• руководитель не собирает статусы вручную,
• задачи и договоры не «теряются»,
• отгрузки и оплаты идут без сбоев,
• отчётность приходит ежедневно и без напоминаний.

Мы ищем кандидата:

• системный и структурированный,
• умеет выстраивать рабочее взаимодействие с разными людьми без конфликтов
• способен самостоятельно доводить задачи до результата и работать «руками»

Для этой роли, скорее всего, не подойдет человек, ориентированный на:

• постоянный поиск новых идей и направлений,
• стратегическое или предпринимательское мышление,
• работу в режиме высокой неопределённости без чётких рамок,
• влияние на стратегию и принятие ключевых решений.