Помощник руководителя/ассистент ведущего дизайнера-архитектора Бюро

Архитектурное бюро ищет персонального ассистента руководителя архитектурного бюро в Москве.

Административная поддержка руководителя:

• ведение календаря: планирование встреч, переговоров, командировок;
• организация деловых поездок (билеты, визы, гостиницы, трансфер);
• контроль сроков и напоминание о ключевых задачах и дедлайнах;
• ведение личных и деловых поручений руководителя.
• трекинг задач команды.

Документооборот и коммуникации:

• обработка входящей и исходящей документации;
• переписка и переговоры с партнёрами, клиентами, подрядчиками;
• поддержание имиджа компании во внешних коммуникациях;
• фильтрация и распределение входящей информации (почта, звонки, мессенджеры).

Организация работы бюро:

• координация работы сотрудников: назначение и напоминание встреч;
• встреча гостей в студии;
• заказ необходимых материалов, оборудования, расходников для офиса и проектов.

Требования:

• высшее образование
• коммуникабельность, ответственность, системность

• конкурентный уровень оплаты труда, возможны бонусы с проектов.
• работа в гибридном формате, после адаптации возможна работа в удаленном форматПриблизительный, не полный перечень задач (ассистента):
• Административная поддержка: планирование, организация, координация рабочего команды и личного графика руководителя
• Согласование встреч и звонков
• Составление деловых писем
• Составление объявлений по поиску исполнителей
• Передача информации для руководящего состава
• Ведение личных карточек команды
• Ведение журналов, списков, регламентов
• Коммуницировать с сотрудниками по внутренним вопросам;
• Вести календарь дел; Формирование графика-недельки (контрольные точки понедельник и пятница), Синхронизация колендарей и ресурсов
• Напоминать про встречи и другие важные даты;
• Согласовывать присутствие на совещаниях всех участников до встречи
• Проверять принятие перечня задач коллегами по объектно
• Сопровождать на бизнес встречах и вести протоколирование (онлайн-формат);
• Выполнять личные поручения в удалённом формате. (5-10% от общего объема)
• Поиск поставщика/необходимого контакта по запросу
• Заключать договор агентского вознаграждения
• Ведение протоколов с ИИ асисстентами.
• На перспективу – обработка входящих звонков от потенциальных клиентов, в том числе и с сайта (заполнение чек-листа, где объект, объем, сроки и т.п.)
• Отработка полученной документации в графике авторского надзора (указание счета, договора, и всех нужных дат в графике - контроль исполнения
• Наведение порядка на корпоративной почте. Размещение писем по папкам, отслеживание спама и т.п;
• Обработка и сортировка Лидов в CRM

• работа в Битрикс 24, в 1С

  Ведение графика занятости команды:

• Постановка/сверка тезисных задач по объектно и административно на неделю всех участников.
• Постановка тезисных задач пообъектно и административно на месяц ключевые важные точки (например, сдача объекта, встреча, приемка работ, авторский надзор)
• Информацию по постановке задач получать у руководящего состава/по результату совещаний и протокола
• Информацию по исполнению задач в поставленные сроки получать у исполнителей

• Создание регламентов/ презентации/чек-листов и инструкций

• Ведение социальных сетей (ВК и телеграмм, прописание контента на месяц, генерация контента (GPT), генерация картинок и видео (Midjourney), закуп рекламы в Телеграмм и таргет в ВК).

• Организация закупки необходимых материалов

• Координация финансов компании (ведение ДДС, учет доходов-расходов по проектам и предпринимателя).

• Распределение задач в команде проекта (сотрудникам и руководителям подразделений).

• Организация и ведение документооборота (Подготовка внутренних и внешних документов (отчётов, приказов, договоров, протоколов, инструкций, актов и прочих документов - Docs, Word, Яндекс документы, ведение реестра, организация архива, использование ЭДО - (Диадок), организация доступа к документации).

  Форма работы:

  На удаленном рабочем компьютере

  Наличие качественного интернета

  Наличие камеры, гарнитуры

  Для совещаний:

  Рабочая обстановка (не шумное место, для комфортного разговора)