Специалист Бэк-Офиса

Кто мы

Мы - Медицинская Компания "Оптима", мы занимаемся решением проблем дезинфекции, стерилизации и утилизации отходов в медицинских учреждениях Саратовской области. Мы находимся на рынке больше 10 лет как самостоятельная компания, наш общий опыт в этом сегменте больше 15 лет. На сегодня мы - одна из двух лидирующих компаний на рынке.

Что мы делаем

Наша основная задача - поиск проблем в сфере микробиологической безопасности и разработка их решений, оптимальным образом удовлетворяющих потребности клиента в рамках имеющихся бюджетов. Также своей миссией мы считаем продвижение на практике утверждений, что честность и стремление к взаимной выгоде - лучшая стратегия взаимодействия, что клиенты имеют право выбора и их мнение имеет значения, а также что сотрудничество возможно даже там, где есть конкуренция.

Кого мы ищем

Наша команда сейчас состоит из узкоспециализированных профессионалов на постоянной работе и нескольких аутсорсеров, каждый является одним из лучших в своем деле. И сейчас у нас образовалась вакансия в офисе - нам нужен человек, который будет координировать нас между собой и выполнять офисные функции: поддерживать порядок в документах и операциях, работать с 1С и клиент-банками, ЭТП, выполнять разнообразную, но структурированную офисную работу.

Кто нам подойдет

Нам нужен системный, дисциплинированный и внимательный к деталям человек, который умеет работать по регламентам и понимает ценность порядка в процессах. Вы не действуете "по настроению", доводите задачи до завершения, принимаете решения в рамках своей зоны ответственности и не боитесь брать ее на себя. Вы спокойно относитесь к рутинной работе, умеете работать с документами, цифрами и таблицами, аккуратно оформляете результаты и поддерживаете структуру в информационных системах.

Вы честны в общении, не скрываете ошибок, а фиксируете и исправляете их. Уважаете существующую систему, прежде чем что-то менять - сначала разбираетесь, зачем это устроено именно так. Вам важно качество результата, а не имитация бурной деятельности. Если возникает проблема - вы не уходите в оправдания, а предлагаете решение или своевременно эскалируете вопрос.

Кто нам не подойдет

Нам не подойдёт человек, который работает хаотично и игнорирует регламенты, предпочитает скорость качеству, не доверяет статистике и математическому анализу, предпочитая ситуационное всоприятие и ситуационные решения.

Также роль будет некомфортной для тех, кто избегает самостоятельных решений в рамках своей компетенции, постоянно запрашивает подтверждение там, где уже понятен алгоритм действий, болезненно воспринимает конструктивную критику или не готов аргументированно отстаивать свою профессиональную позицию.

Зоны ответственности (что нужно делать)

• Координация взаимодействия внутренних специалистов и внешних подрядчиков (IT, бухгалтерия, банки, логистика и др.).

• Подготовка, оформление и систематизация договоров, актов, счетов и иных документов.

• Работа с 1С, клиент-банками, ЭТП и другими операционными системами компании.

• Ведение электронного и бумажного документооборота, поддержание порядка в архивах.

• Контроль исполнения операционных задач и фиксация статусов в системе управления деятельностью и проектами.

• Поддержка текущей офисной деятельности.

Наше требование (это - обязательное условие, кандидаты, не удовлетворяющие ему, не рассматриваются)

Продвинутое владение офисными приложениями (Word/Docs и Excel/Sheets).

Вы нам подойдете только, если

В документах (Word / Docs):

• умеете работать со стилями;
• приводите в порядок разъехавшуюся верстку;
• корректно работаете с таблицами внутри документа;
• настраиваете поля, отступы, колонтитулы;
• готовите документ к печати без сюрпризов;
• понимаете логику форматирования и структуру документа.

В таблицах (Excel / Sheets):

• свободно используете базовые формулы;
• понимаете логику вложенных формул;
• понимаете структуру данных и не ломаете формулы;
• корректно работаете с форматами данных (дата, число, текст, логические значения);
• умеете аккуратно оформлять таблицы и поддерживать их читабельность.

Сводные таблицы, защита листов и проверка данных - будут преимуществом.

Мы ищем человека, для которого аккуратность и профессиональная эстетика в документах - норма, а не усилие. Если вас не раздражает кривое форматирование, разные шрифты, разъехавшиеся таблицы, лишние пробелы, некорректные форматы дат и чисел, - нам, скорее всего, будет сложно работать вместе.

Что может дать вам дополнительные преимущества

Навыки

• Работа с 1С, ЭТП, клиент-банками.

• Понимание основ бухгалтерского и финансового документооборота.

• Навык систематизации информации и выстраивания рабочих процессов.

• Способность быстро осваивать новые цифровые инструменты.

• Базовое понимание IT-инфраструктуры (на уровне пользователя и координатора).

Опыт работы

• Опыт офисной или операционной работы.

• Взаимодействие с подрядчиками (IT, бухгалтерия, логистика и др.).

• Опыт участия в тендерах или работе с госзакупками (как в торгующих организациях, так и в госучреждениях, особенно медицинского профиля).

• Работа бухгалтером или помощником бухгалтера, сдача налоговых отчетов.

• Работа в компаниях с формализованными процессами и регламентами.

Образование

• Высшее или среднее профессиональное образование в сфере экономики, управления, финансов, IT, бухгалтерии, медицины, торговли будет плюсом.

Общие

• Владение английским, армянским и сербским (черногорским, хорватским, боснийским) языками.

• Опыт работы с системами управления предприятиями и/или проектами, особенно на Agile/Scrum идеологии.

• Умение работать с ИИ на любом уровне.

Условия

Работа в офисе, 8 рабочих часов в день (график относительно свободный, но в разумных пределах, чтобы синхронизироваться с другими сотрудниками и клиентами) с учетом перерыва, 5 дней в неделю, строго соблюдаем праздники и выходные, даем месяц отпуска (можно разбивать и брать в счет него отгулы), оплачиваем больничные. Действует жесткое правило: все рабочие вопросы решаются только в рабочие дни в рабочее время - сотрудника в отпуске, отгуле и на больничном не дергают даже, если начался конец света. Сверхурочная работа возможна в исключительных ситуациях и всегда компенсируется дополнительными отгулами.

Вся работа регламентирована, есть обширная база данных о работе компании, контрагентах, процессах, стандартах, принципах, истории. Обучаем так, чтобы делегировать ответственность, а не только исполнение, спрашиваем только за результаты, не за усилия, мотивацию и т.п.. Горизонтальная структура - все на ты, нет субординации, каждый - самый главный начальник в зоне своей ответственности. Прозрачная система, никаких секретов и тайн от сотрудников.

Платим фиксированный аванс и процент по результатам деятельности компании с учетом вклада каждого сотрудника в этот результат. Система такой оценки - математическая, не субъективная, авансы пересматриваются и индексируются каждый квартал, на процент можно влиять, увеличивая или уменьшая свою нагрузку за счет принятия новых зон ответственности и делегирования. Вакансия является входной точкой в команду - мы рады как тем, кто хочет развиваться и расти, так и тем, кто хочет стабильности и спокойного роста вместе с компанией. Есть возможность предоставления жилья за счет компании, но это обсуждается отдельно.

Процесс отбора

1. Вы отправляете нам свое резюме (приложение сопроводительного письма и заполнение анкеты не является обязательным, но дает вам возможность получить дополнительные баллы в скоринге). Мы планируем принимать резюме до 4-5 марта.

2. Мы изучаем резюме, проставляем баллы в скоринге, исходя из прочитанного, можем задать уточняющие вопросы в переписке здесь на hh, а также отправить тестовое задание по нашему основному требованию к сосискателям.

3. Резюме, получившие неотрицательный скоринг, передаются HR-специалисту, который назначает собеседования соискателям в порядке очередности: от набравших самые большие баллы к набравшим меньшее количество.

4. Собеседования проводятся в онлайн-формате видоезвонка на платформе Teams, занимают 30-40 минут. По результатам скоринги анкет дополняются. Последнее собеседование мы планируем провести 6-10 марта.

5. После проведения всех назначенных интервью проводится анализ анкет и соискателю, набравшему максимальное количество баллов, делается джоб-оффер. Мы планируем сделать это 10-13 марта.

И финальное

Если вам близка идея работать в компании, где ценят системность, честность и взаимную ответственность, где каждый сотрудник сам себе начальник в своей зоне ответственности, и где результат важнее имитации активности - мы будем рады видеть вас в команде.