Бизнес-ассистент

О Компании:

Мы ИТ – компания, которая более 10 лет успешно работает на рынке информационных технологий и безопасности, осуществляет поставку и пусконаладку высокотехнологичного оборудования, программного обеспечения, а также занимается автоматизацией бизнес- процессов. Ищем к себе в команду Бизнес ассистента.

Бизнес-ассистент — это «правая рука» руководителя, человек, который берет на себя все, что может отвлечь руководителя от стратегических задач управления бизнесом, поэтому вы нам подходите если обладаете следующими личными качествами (Soft Skills):

• Вы умеете выстраивать коммуникацию, легко и непринужденно находите общий язык с новыми людьми, Вы пунктуальны и многозадачные, а также умеете четко и понятно доносить и структурировать информацию.
• У Вас математический склад ума - Вы умеете мыслить структурно и логично, считать скидки, наценки, выделять НДС и т.д.
• Обучаемы - быстро воспринимаете новую информацию, так как IT - это одна из передовых сфер, в которой все быстро меняется.
• Пунктуальны и ответственны – если Вы что-то обещаете, то вы это делаете.
• Дисциплинированны и умеете хранить тайны (конфиденциальность) - доступ к переписке и планам компании накладывает высокую ответственность.

Обязанности:

1. Организационная и административная поддержка

• Планирование и организация встреч, переговоров и совещаний.
• Организация встреч и мероприятий: Бронирование переговорных комнат, подготовка материалов к встрече, оформление презентационных материалов техническое обеспечение (проектор, конференц-связь), встреча гостей, организация кофе-брейков.
• Ведение деловой переписки
• Работа с документами. (коммерческие предложения, договора, счета, отгрузочные и сопроводительные документ).

2. Информационная поддержка и коммуникация

• Сбор и анализ информации: Поиск данных, необходимых руководителю для принятия решений (аналитика по рынку, данные о конкурентах, подготовка дайджестов новостей).
• Подготовка материалов: Создание презентаций и презентационных материалов (PowerPoint/ Figma), отчетов, таблиц, проектов писем на основе черновиков или голосовых указаний руководителя.
• Обеспечение коммуникации: Поддержание связи с ключевыми сотрудниками компании (постановка задач от имени руководителя, контроль исполнения), а также с внешними партнерами.
• Занесение и отражение информации в учетной системе компании.

3. Организация поездок и логистика (Travel Management)

• Бронирование билетов: Авиа, ж/д билеты, трансферы.
• Бронирование отелей: Подбор вариантов размещения с учетом предпочтений руководителя.
• Составление маршрутов (road maps): Детальное планирование командировки, чтобы руководитель просто следовал готовому плану.
• Визовая поддержка: Оформление виз и необходимых разрешений.
• Организация досуга и бизнес ужинов: Бронирование столиков в ресторанах, покупка билетов в театр или на мероприятия.

4. Участие в жизни бизнеса (Проектная работа) вовлечение в операционные процессы компании.

• Сопровождение проектов: Контроль ключевых этапов небольших проектов, коммуникация с подрядчиками, отслеживание дедлайнов.
• Взаимодействие с отделами: Сбор информации от бухгалтерии, юристов, отдела продаж для подготовки сводных отчетов для руководителя.

5. Личная поддержка руководителя (10% времени), грань между рабочим и личным стирается

• Личные дела: Запись к врачу, покупка билетов в отпуск для семьи.
• Заказ корпоративных подарков, цветов, поиск и покупка необходимых вещей в рабочее время.

Мы готовы предложить:

• Стабильно работающую компанию на рынке ИТ, более 10 лет
• Компания входит в Реестр аккредитованных ИТ-компаний
• Обучение и знакомство со всеми процессами компании, адаптацию сотрудника в коллективе
• Профессиональное развитие;
• Отпуск летом;
• Оформление по ТК РФ («белая» заработная плата);
• Работа дружном коллективе.
• Работа в красивом офисе в самом сердце Санкт – Петербурга
• Чай, кофе, печенье
• Удобный график работы С 10.00 до 19.00 выходные суббота и воскресенье, государственные праздники.

Условия работы:

• З/п 100 000,00 на руки, доход будет состоять из фиксированного оклада и ежемесячной постоянной премии.
• Опыт работы: 1-3 лет
• Образование: высшее