Специалист по административно-хозяйственным вопросам

О компании
Мы — проектно-конструкторское бюро «Акрибика», активно растущее и формирующее профессиональную команду, которая ищет ответственного специалиста для поддержания комфортной и бесперебойной работы нашего офиса.

Обязанности

• Поддержание жизнедеятельности офиса: организация хозяйственного обслуживания, обеспечение офиса канцелярскими товарами, хозяйственными принадлежностями и др., организация рабочего пространства (подготовка рабочих мест для новых сотрудников, организация переездов, закупка и обслуживание мебели)
• Обеспечение административно-хозяйственной деятельности: взаимодействие с арендодателями (контроль исполнения договоров аренды, подготовка актов, оплата счетов за аренду и коммунальные услуги), организация проведения мелкого ремонта, переоборудования помещений и контроль качества работ, учет, инвентаризация, хранение и списание имущества компании
• Осуществление документооборота и финансовая координация: пподготовка и согласование договоров, дополнительных соглашений, коммерческих предложений, официальных писем; аадминистративная поддержка взаимодействия с заказчиками и подрядчиками, анализ и оптимизация расходов; взаимодействие с административно-экономическим отделом (предоставление первичных документов, актов, счетов для оплаты)
• Организация приёма, регистрации, необходимого обслуживания делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки
• Обеспечение хозяйственного обслуживания проводимых совещаний и других мероприятий
• Обеспечение соблюдения норм противопожарной безопасности, правил охраны труда и производственной санитарии
• Прием, первичная обработка и регистрация заявок сотрудников по IT-вопросам в корпоративной системе; взаимодействие с сотрудниками компании по всем вопросам АХО и IT, прием и выполнение их заявок
• Выполнение отдельных поручений руководства в рамках компетенции

Требования

• Уверенный пользователь MS Office (Excel)
• Умение планировать и контролировать административно-хозяйственные расходы
• Наличие навыков делового общения и переписки
• Высокие коммуникативные навыки и умение выстраивать эффективное взаимодействие с сотрудниками, подрядчиками и внешними службами
• Ответственность, самостоятельность, умение работать в режиме многозадачности, позитивный настрой на результат и гибкий подход к работе
• Практический опыт организации жизнеобеспечения офиса: работа с подрядчиками (клининг, охрана, курьеры), контроль закупок (канцелярия, хозяйственные товары), взаимодействие с арендодателем - будет преимуществом

Условия

• Официальное трудоустройство по ТК РФ
• Стабильная заработная плата, размер которой обсуждается по итогам собеседования и зависит от опыта и компетенций
• Современный гибридный формат работы. Основная часть задач может выполняться удаленно. Присутствие в офисе по согласованию для решения оперативных вопросов, встреч с подрядчиками и контроля работ
• Нормированный график: с 8:00-10:00 до 17:00-19:00, пн-пт
• Комфортные условия: рабочее оборудование, корпоративные мероприятия
• Профессиональное окружение: Вы станете частью слаженной команды профессионалов, готовой к взаимопомощи