Personal Assistant

Наш клиент, международная фармацевтическая компания, в поиске Персонального Ассистента к Генеральному Директору:

Обязанности: ·

Административная поддержка генерального директора

- Подготовка проектов документов, презентаций, аналитических справок на русском и английском языках

- Управление календарем встреч: организация совещаний и деловых мероприятий, синхронизация календарей участников, подготовка повестки встреч,

- Ведение протоколов и контроль исполнения поручений

- Проверка документов передаваемых на подпись

- Планирование бюджета подразделения, контроль расходов

- Контроль перемещений руководителя и членов его семьи в части соблюдения сроков, связанных с миграционным учетом, медосмотрами, визовой поддержкой и пр. активностями, необходимыми для легального пребывания иностранного работника на территории РФ

· Организация деловых мероприятий

- Организация и полное сопровождение совместных мероприятий руководящего состава компании (совещания, бизнес ревью, тренинги, тимбилдинги и пр. совместные активности)

- Организация визитов коллег из штабквартиры (оформление приглашений, консультация по требованиям въезда, подготовка программы визита). Полное сопровождение иностранных делегаций во время пребывания в РФ (организация логистики, кейтеринга, связи, переговорных, координация участников и пр.).

· Перевод

- Устный перевод с/на английский язык на деловых мероприятиях, на совещаниях с внешними партнерами, на внутренних таунхоллах с участием всех сотрудников компании

- Письменный перевод презентаций, информационных объявлений

· Тревл поддержка

- Организация командировок генерального директора

- бронирование билетов, отелей, переговорных

- оформление авансовых отчетов по расходам, включая командировочные

- сопровождение в командировках по России и странам СНГ, перевод

· Взаимодействие с внешними партнерами и поставщиками услуг

- Обсуждение условий и заключение договоров,

- Оформление проводок в локальных системах (Диадок, SAP)Обработка и передача счетов в оплату, обработка закрывающих документов

Требования:

- Высшее образование

- Опыт поддержки первых лиц компании от трех лет

- Английский язык – Upper-Intermediate

- Готовность работать в режиме многозадачности, гибкость, умение находить решение в сложных ситуациях

Условия:

- Оформление в соответствии ТК РФ

- Гибридный график работы

- Расширенный компенсационный пакет

- Офис расположен возле ст.м. Таганская