Документовед

Обязанности

• Осуществляет документооборот в Учреждении.

• Ведет регистрацию входящих, исходящих, внутренних служебных документов. Обеспечивает их учет и хранение.

• Осуществляет прием, обработку и распределение входящих писем в системе электронного документооборота (МосЭДО) и через задачу в корпоративной системе Битрикс24 ответственным исполнителям или структурным подразделениям согласно существующему регламенту.

• Проверяет правильность оформления документов работниками Учреждения, обеспечивает их качественное редактирование в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, Инструкцией по делопроизводству Учреждения.

• Осуществляет регистрацию и отправку исходящих писем по МосЭДО и электронной почте.

• Готовит внутренние описи документов, отбирает документы на уничтожение, готовит акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

• Готовит внутренние описи документов, подлежащих временному и постоянному хранению.

• Осуществляет мониторинг и обработку входящих писем на адреса электронной почты.

• Контролирует сроки исполнения документов в МосЭДО. Осуществляет своевременную отправку документов в МосЭДО.

• Обеспечивает и организует быстрый поиск документов по запросу работников Учреждения, находящихся на хранении в оперативном отделе.

• Формирует документационные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки, сдает в архив.

• Осуществляет контроль за соблюдением маршрутов электронного согласования в корпоративной системе Битрикс24.

• Осуществляет отправку заказных писем почтой России.

• Осуществляет получение заказных писем в почтовом отделении № 127051.

• Распределяет курьеров по заявкам, осуществляет выгрузку реестра заявок из личного кабинета курьерской службы.

• Выполняет прочие поручения непосредственного руководителя.

• Отвечает за соблюдение законодательства Российской Федерации в течение времени исполнения должностных обязанностей.

• Отвечает за соблюдение правил и требований внутренних локальных нормативных актов Учреждения, с которыми письменно ознакомлен.

• Отвечает за неразглашение коммерческой и конфиденциальной информации Учреждения.

• Отвечает за исполнение организационно-распорядительных документов Учреждения.

• Отвечает за соблюдение правил и требований охраны труда, техники безопасности, противопожарной безопасности в течение времени исполнения должностных обязанностей.

• Отвечает за соблюдение социальных норм и правил этики общения, деловой переписки с соблюдением требований грамматики русского или иностранного языка.

Требования

• Опыт работы секретарем, делопроизводителем.
• Опыт работы с системами электронного документооборота от 1 года.
• Опыт работы в системе электронного документооборота Правительства Москвы МОСЭДО будет преимуществом.
• Владение программами Word, Excel, Outlook, МосЭДО, Битрикс24, навыки быстрого поиска информации в Интернете.
• Знание ГОСТ в сфере делопроизводства.

• Умение работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов Учреждения, пользоваться базами данных, в том числе удаленными, справочно-правовыми системами и автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами.

• Умение применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.

• Знание нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления.

• Знание порядка работы с документами и схемы документооборота, правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами, правил организации и формы контроля исполнения документов в Учреждении.

• Знание принципов работы со сроковой картотекой, назначения и технологии текущего и предупредительного контроля, правил составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.

• Знание требований, предъявляемых к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.

• Знание правил составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов, правил создания и ведения баз данных служебных документов в организации, системы электронного документооборота.

• Знание правил и сроки отправки исходящих документов.

• Знание правил хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа, правил выдачи и использования документов из сформированных дел.

Мы предлагаем

• Условия: стабильная, динамично развивающаяся государственная организация. Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ с первого рабочего дня.
• Место работы: историческое здание в центре столицы в шаговой доступности от м. Трубная, м. Кузнецкий мост, м. Чеховская, м. Охотный ряд, м. Театральная. Комфортный и офис, современные переговорные, комнаты для приема пищи и отдыха, наличие кафе на территории.
• Режим работы: работа в офисе, по будням с 09:00 до 17:30 (30 минут перерыв для отдыха и питания), с возможностью изменения начала и окончания рабочего дня по согласованию с руководителем. Выходные дни - суббота и воскресенье. Праздничные соответственно государственным.
• Корпоративная культура и объединения: комфортная деловая атмосфера, корпоративные мероприятия, действующий молодежный совет, членство в профсоюзе, возможность участия во внешних мероприятиях среди организаций ДЗМ, настольный теннис в офисе.
• Обучение и развитие: собственный Учебный центр для врачей-рентгенологов и рентгенолаборантов, регулярное обучение и тренинги по направлению деятельности, возможность участия в амбициозных и масштабных проектах в области здравоохранения.