Cекретарь-делопроизводитель

О компании:

ООО "ГрафитЭл - Московский электродный завод" – предприятие, специализирующееся на производстве графитовых изделий и композиций для металлургической, химической и пищевой промышленности, а также для предприятий энергетики, нефтегазоперерабатывающего комплекса, машиностроения и транспорта.

В рамках ротации кадров в нашей компании открыта вакансия "Секретарь-делопроизводитель". Мы ищем ответственного хранителя офисного порядка и документооборота. Вакансия открыта в связи с плановым внутренним перемещением нашего сотрудника: мы поддерживаем карьерный рост внутри команды, именно поэтому ищем нового человека на освободившуюся позицию.

Чем предстоит заниматься:

• полный цикл делопроизводства: работа с входящей/исходящей корреспонденцией, приказами и распоряжениями, ведение реестров и индексация внутренних документов и деловых писем, проверка документов на соответствие стандартам (наличие подписей, дат, корректность реквизитов);
• архивирование: формирование номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, подготовка к передаче в архив;
• сопровождение совещаний: организация совещаний, согласование времени, подготовка повестки, личное участие в оперативных встречах и безупречное протоколирование, рассылка протоколов участникам;
• цифровые коммуникации и почта: оперативная обработка входящих писем, соблюдение правил цифрового этикета и фильтрация потока информации, структурирование файлов и папок в общих доступах для быстрого поиска документов коллегами;
• жизнеобеспечение офиса: создание комфортной атмосферы для команды и встреча посетителей (чай/кофе, встреча);
• ассистирование и административная поддержка руководству.

• релевантный опыт работы 1-2 года на позициях секретаря, делопроизводителя или ассистента руководителя;
• безупречные знания цифрового этикета и навыки деловой переписки: от грамотной структуры письма до соблюдения субординации в копиях адресатов;
• умение грамотно оформлять распорядительную документацию, систематизировать потоки данных и обеспечивать сохранность документов;
• знание основ современного делопроизводства и архивного дела;
• свободная работа в MS Office, эффективное управление входящими потоками в электронной почте и навыки администрирования облачных хранилищ и структурирования данных;
• навыки административного сопровождения совещаний, умение выделять главное из потока информации на совещаниях и превращать это в структурированный протокол;
• умение расставлять приоритеты в режиме многозадачности;
• аккуратность, тактичность и доброжелательность.

• оформление в полном соответствии с требованиями ТК РФ;

• пятидневная рабочая неделя с "гибким" началом дня и возможностью выбрать удобный интервал, общая продолжительность рабочего дня 8,5 часов, включая перерыв на обед (30 минут);

• своевременная выплата заработной платы (оклад + стабильная премия) дважды в месяц на банковскую карту;

• адекватный и демократичный стиль управления, открытые коммуникации с руководством;

• бережный онбординг: коллеги всегда будут готовы подсказать, направить и поддержать на этапе входа в должность.