Бизнес ассистент руководителя (Москва)

Привет. Меня зовут Анна.
Я руковожу архитектурным бюро. У нас небольшая команда, живые процессы и много задач, которые невозможно решать строго по регламенту.

Сейчас я ищу бизнес-ассистента — человека, который станет моей правой рукой, поможет навести порядок в потоке задач и возьмёт на себя операционные вопросы так, чтобы мне не приходилось держать всё в голове и постоянно контролировать.

Что нужно будет делать

• Быть включённым во все мои рабочие процессы
  Понимать контекст проектов, задачи и приоритеты, а не просто выполнять отдельные поручения.

• Собирать и структурировать задачи
  Вытаскивать задачи из чатов, встреч и переписок, формулировать их и запускать в работу.

• Самостоятельно управлять приоритетами
  Понимать, что важно сейчас, что может подождать, а что можно делегировать.

• Контролировать выполнение задач командой
  Напоминать, уточнять статус, возвращаться за результатом и закрывать задачи до конца.

• Вести мой календарь
  Рабочие встречи, переносы, накладки, точечные личные задачи.

• Организовывать командировки
  Билеты, логистика, расписание.

• Фиксировать итоги встреч
  Переводить договорённости в конкретные задачи и действия.

• Поддерживать офисную операционку
  Поддержание жизнедеятельности офиса: расходники (канцелярия, кухня, с/у), заказ курьеров, организация клининга, техподдержка по необходимости, оплата регулярных счетов студии.

• Организовывать мероприятия и рабочие процессы студии
  Подготовка велком-встреч для заказчиков, организация мероприятий, закупка подарков, еды, цветов к событиям.

• Работа с визуальными материалами студии
  Организация фото- и видеосъёмок объектов (поиск фотографов), размещение портфолио и съёмок на профессиональных порталах и в журналах, участие в съёмках на выездах, передача контента копирайтеру и SMM-менеджеру.

• Документооборот и административные задачи
  Взаимодействие с бухгалтерией и налоговой, работа с документами, папками, сайтом.

• Личные поручения руководителя
  Точечные задачи, связанные с планированием и организацией рабочего дня.

• Присутствие на встречах с заказчиками
  Помощь в организации, фиксация договорённостей и дальнейших шагов.

Кого я ищу

• Человека с опытом работы бизнес-ассистентом / ассистентом руководителя от 1 года

• Того, кто умеет работать в динамике и не пугается срочных задач

• Человека, который один раз понимает задачу и дальше действует самостоятельно

• Системного, внимательного и надёжного

• Того, кому важно быть полезным и влиять на результат, а не просто «отсиживать часы»

• Человека с потенциалом роста в сторону управления и процессов

Будет преимуществом:

Опыт в архитектуре, строительстве или проектных командах.

Наличие визуального вкуса и насмотренности — умение отличать аккуратные и уместные решения от случайных

Условия

• Формат работы: офис / гибрид (обсуждается, возможен формат 3 дня офис / 2 дня удалённо)

• График: ориентир 10:00–19:00, с гибкостью при разумном подходе

• Доход: от 100 000 ₽, уровень обсуждается по опыту

• Испытательный срок: 3 месяца (может быть завершён раньше)

• Возможность карьерного роста и расширения зоны ответственности

Если вам откликается такой формат работы — напишите пару слов о себе и своём опыте. Буду рада познакомиться.