Секретарь/офис-менеджер

С 2011 года группа компаний «ЭкоМакс» успешно помогает предпринимателям из России взаимодействовать с поставщиками по всему миру. Основным направлением нашей работы является полное сопровождение внешнеторговой сделки, таможенное оформление грузов, международная логистика, организация Бизнес-туров.

Наша команда ищет не просто секретаря, а ключевого организатора офисной жизни и надежного помощника по работе с персоналом!
Мы ценим порядок, ответственность и инициативу. Если вы — тот, кто наводит идеальный порядок в документах и процессах, обеспечивает бесперебойную работу офиса и средств коммуникации, то вам точно к нам.

Что вы получите, работая у нас:

• Стабильный доход. Прозрачная мотивация (оклад + показатели KPI)
• График 5/2 с 9:00 до 18:00
• Честный социальный пакет и 100% белая зарплата (оплачиваемый отпуск 28 календарных дней и больничный)
• Выплата зарплаты 2 раза в месяц (5 и 20 числа)
• Обучение личному финансовому планированию — мы поможем вам стать финансово грамотным и понять, как связать личные цели с доходом
• Возможность карьерного роста – за год вы можете вырасти до руководителя отдела
• Адекватное руководство — вопросы не наказуемы, мы поможем вам разобраться во всем
• Работа в команде единомышленников – у нас нет случайных людей, у вас есть возможность перенимать опыт у профессионалов
• Корпоративы в красивых местах -2 раза в год всей командой ездим в горы: в Алтай, Шерегеш и Байкал
• Современные технологии — CRM Битрикс24, 1С, автоматизированные бизнес-процессы, современное офисное оборудование
• Кофе машина с ароматным кофе

Чем нужно заниматься секретарю в нашей компании:

• Управлять повседневной деятельностью офиса, включая прием и распределение входящих звонков и документации

• Отправлять и контролировать получение документов клиентам и поставщикам (договоры, отчеты, закрывающие документы, доверенности) через почтовое отделение, курьерскую службу или ЭДО

• Организовывать и вести делопроизводство в объёме, установленном законодательством и должностной инструкцией (журналы, отчеты, офисная документация)

• Организовывать деловые командировки (оформлять визы для клиентов и сотрудников компании, бронировать отели, покупать билеты для сотрудников)

• Вносить новых контрагентов, данные по договору в базу 1С

• Оборудовать рабочие места, обеспечивать сотрудников всем необходимым для работы

• Обеспечивать работу электронных систем коммуникаций ( электронной почты, Битрикс, 1С, ЭДО, тендерные площадки), компьютеров, принтеров, сканеров, интернета.

Что мы ожидаем от кандидата:

• Опыт работы секретарем, офис-менеджером или администратором от 1 года в динамичной среде

• Отличные организаторские навыки и мультизадачность: умение самостоятельно планировать день, расставлять приоритеты и контролировать множество параллельных процессов без потери качества

• Внимательность к деталям и аккуратность при работе с документами (договоры, отчеты, доверенности), базами данных и перепиской. Для нас критически важна точность и исполнительская дисциплина

• Свободное владение ПК и офисной техникой: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel)

• Навыки работы в ключевых для нас системах: опыт или готовность быстро освоить 1С, Битрикс24, системы ЭДО

• Гибкость и самостоятельность - умение не задавать вопросы, а сначала попробовать решить их самостоятельно или предложить варианты их решения

• Проактивность, высокая скорость выполнения задач, способность к быстрому обучению

• Коммуникабельность: эффективное общение с командой, руководством, подрядчиками

• Ответственность: готовность брать на себя ответственность за достигнутые результаты и выполнение поставленных задач.

Желательно (будет значительным плюсом):

• Базовые знания кадрового делопроизводства: понимание порядка оформления приема, перевода и увольнения сотрудников

• Навыки базового устранения неполадок с оргтехникой или оперативного привлечения IT-специалистов.

И теперь, если Вы внимательно прочли данную вакансию и решили, что хотите с нами работать, напишите в отклике: «Я хочу работать в ГК Экомакс». Так мы поймем, что вы внимательный кандидат.