Помощник/ассистент руководителя

Цель должности: Обеспечение бесперебойного и эффективного документооборота между Генеральным директором (г. Москва) и ответственными лицами производственных компаний, расположенных по всей территории России, с учетом различных часовых поясов и специфики производственных процессов.

Основные обязанности:

• Сбор, систематизация и первичная обработка документов, предназначенных для Генерального директора.
• Контроль своевременного поступления документов от производственных компаний.
• Взаимодействие с ответственными сотрудниками производственных предприятий по вопросам содержания, оформления и сроков предоставления документов.
• Подготовка и оформление документов для передачи Генеральному директору.
• Ведение реестра поступающих документов и контроль их исполнения.
• Организация и поддержка каналов связи между Генеральным директором (Москва) и ответственными сотрудниками производственных компаний (различные часовые пояса).
• Решение текущих вопросов, связанных с документооборотом, по поручению Генерального директора.
• Оказание информационной поддержки Генеральному директору по вопросам документооборота.

1. Работа с входящей документацией:

• Прием и регистрация: Прием документов, поступающих от производственных компаний, их первичная регистрация.
• Первичная проверка: Проверка документов на полноту, наличие обязательных сведений, соответствие формату и требованиям компании.
• Систематизация и классификация: Распределение документов по категориям, тематикам, проектам для облегчения дальнейшего поиска и анализа.
• Определение дальнейшей маршрутизации: Понимание, какие документы требуют немедленного внимания Генерального директора, а какие могут быть направлены на предварительное рассмотрение в другие подразделения.

2. Взаимодействие с производственными компаниями (ответственными лицами):

• Планирование и контроль сроков: Составление графика поступления документов от производственных подразделений, контроль соблюдения сроков.
• Информационное сопровождение: Оповещение ответственных лиц о необходимости предоставления документов, напоминание о сроках.
• Уточнение и сбор информации: Связь с ответственными сотрудниками производственных компаний для уточнения деталей документов, запроса недостающей информации, исправления ошибок.
• Контроль качества документов: Работа с ответственными лицами над улучшением качества предоставляемой документации.
• Урегулирование проблем: Оперативное решение возникающих вопросов и проблем, связанных с подготовкой и отправкой документов, в том числе с учетом разницы в часовых поясах.

3. Подготовка документов для Генерального директора:

• Формирование пакетов документов: Сбор и комплектация документов, необходимых для рассмотрения Генеральным директором по определенным вопросам или проектам.
• Подготовка аналитических справок (при необходимости): Составление кратких справок, резюме по сути документов, выделение ключевых моментов.
• Редактирование и форматирование: Приведение документов к единому стилю, устранение грамматических и стилистических ошибок (в пределах компетенции).
• Оформление сопроводительных писем: Подготовка сопроводительных писем к пакетам документов.

4. Информационная поддержка Генерального директора:

• Ответы на вопросы: Предоставление Генеральному директору необходимой информации по статусу документов, их содержанию (по запросу).
• Обеспечение оперативной связи: Способствование быстрому обмену информацией между Генеральным директором и производственными площадками.
• Поддержание актуальности информации: Отслеживание изменений в документах и информирование о них.

5. Организационные функции:

• Ведение реестров и баз данных: Учет документов, сроков, исполнителей, результатов рассмотрения.
• Оптимизация процессов: Предложение и внедрение улучшений в процесс документооборота.
• Взаимодействие с другими отделами: При необходимости, взаимодействие с юридическим отделом, бухгалтерией, отделом контроля для решения вопросов, связанных с документацией.
• Конфиденциальность: Обеспечение сохранности конфиденциальной информации, содержащейся в документах.

Ключевая задача: обеспечить, чтобы Генеральный директор всегда имел доступ к актуальной, полной и корректной информации от всех производственных подразделений компании, несмотря на их удаленность и разницу во времени, а также эффективно координировать передачу поручений и обратной связи.