Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

1. Работа с документами:

· Ведение деловой переписки руководителя.

· Подготовка, оформление и регистрация писем, приказов, договоров, отчетов и других документов.

· Организация документооборота офиса (как электронного, так и бумажного).

2. Документооборот и администрирование договоров:

· Подготовка договоров, дополнительных соглашений, актов и уведомлений.

· Ведение договоров: контроль сроков действия, окончания оплаты, пролонгации.

· Проверка своевременного поступления платежей и взаимодействие с бухгалтерией.

· Подготовка официальных писем-уведомлений, предписаний,напоминаний, претензий.

3. Прием и обработка входящих обращений (по телефону, email, в чатах).

· Фиксация заявок по техническим и хозяйственным вопросам (проблемы с кондиционированием, освещением, уборкой) и передача их в соответствующие службы (ТО, клининг)

· Подготовка и рассылка информационных сообщений (о графиках работы, проводимых мероприятиях, отключениях воды/электричества и т.д.).

4.Поддержка процесса:

· Подготовка материалов для презентаций объектов потенциальным арендаторам (статистика, фотографии).

· Запись управляющего на встречи

· Помощь в организации визитов на объект.

5. Коммуникации:

· Прием и распределение телефонных звонков.

· Прием и отправка почтовой корреспонденции.

· Взаимодействие с другими подразделениями компании и внешними партнерами.

6.Хозяйственное и организационное обеспечение:

· Контроль за наличием и порядком оформления разрешительной документации по объектам (при необходимости).

· Заказ канцелярии и хозяйственных товаров для объектов.

· Взаимодействие с курьерскими службами, поставщиками.

Требования:

Опыт работы ассистентом руководителя, секретарем, банковским специалистом или офис-менеджером от 1-2 лет.

. Мобильность -подвижность, способность к быстрому передвижению или перемещению по городу.

· Отличное знание ПК: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel)

· Грамотная устная и письменная речь.

· Высокие коммуникативные навыки и умение работать с людьми.

· Организованность, внимательность к деталям, исполнительность.

· Стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности.

· Пунктуальность и ответственность.

Желательные (будет преимуществом):

· Опыт работы в сфере недвижимости (аренда, риелторские услуги).

· Базовое понимание основ договорного права (знание типовых пунктов договора аренды).

Условия:

· Работа в стабильной компании.

· Приятная атмосфера в офисе.

. Возможность ненормированного графика.

рабочий день с свободным планированием: Вам ставят задачи и сроки, а вы распределяете, в какое время их выполнять в рабочий день , исключением срочные и важные задачи, требующие внимания и оперативности их решения.