Ассистент менеджера по импорту электротехнической продукции

Основная цель: Обеспечение административной и документационной поддержки процесса импорта электротехнической продукции, включая соблюдение всех технических регламентов и норм.

1. Документационное сопровождение импорта (Ядро обязанностей):

Подготовка и проверка коммерческих документов для таможенного оформления:

• Проверка инвойсов (счетов-фактур), упаковочных листов и спецификаций с точным описанием электротехнических товаров (наименование, модель, артикул, технические параметры);
• Перевод технической документации и описаний товаров с английского языка;
• Дополнение разъяснениями сопроводительных документов для ДТ;
• Сбор технических описаний, паспортов, manuals (инструкций);
• Мониторинг сроков действия сертификатов/деклараций и заблаговременная организация их переоформления;
• Подготовка документов для паспорта сделки в банк (внешнеторговый контракт, инвойсы, справки о валютных операциях);
• Ведение контрактной базы и архивации всей импортной документации (от первичных инвойсов до сертификатов и таможенных деклараций).

2. Взаимодействие по таможенному оформлению (с упором на электротехнику):

• Тесная работа с таможенным брокером: передача полного и точного пакета документов;
• Контроль за правильностью определения кодов ТН ВЭД для электротехнической продукции;
• Предоставление брокеру всей необходимой информации для подтверждения таможенной стоимости;
• Оперативное реагирование на запросы таможни по предоставлению дополнительных сведений или документов на товар (технические характеристики, фототипы и т.д.);
• Проверка счетов от брокера за услуги;

3. Логистическое сопровождение:

• Организация и контроль этапов перевозки: от резервирования места у перевозчика до получения груза на складе в РФ;
• Запрос стоимостей (ставок) на перевозку (морская, авиа, ж/д, авто);
• Подготовка транспортных документов;
• Редактирование инвойсов и пакингов под логистические задачи, сопроводительные письма совместно с ВЭД специалистом;
• Постоянный трекинг груза (отслеживание его местоположения по присвоенным номерам);
• Информирование менеджера и логистического отдела о статусе поставки;
• Взаимодействие со складом по вопросам приёмки импортного груза;
• Подготовка и контроль маркировки в системе «честный знак».

4. Взаимодействие с контрагентами и внутренними службами:

С иностранными поставщиками: ведение переписки по запросу/корректировке инвойсов, отгрузочных документов, сертификатов качества, технических паспортов и прочей сопроводительной документации.

С отделами компании:

• С отделом закупок: согласование сроков отгрузки и ожидаемых дат поставки;
• С складом: предоставление информации о прибывающих грузах для планирования разгрузки;
• С бухгалтерией: сверка поступлений, предоставление закрывающих документов для оплаты поставщикам и подрядчикам (логистам, брокерам);
• С отделом продаж/маркетинга: передача сертификатов соответствия и технической документации для дальнейшей реализации товара.

5. Специфические обязанности, связанные с электротехникой:

• Ведение базы данных по сертификатам соответствия на всю импортируемую продукцию с напоминанием о сроках их окончания;
• Мониторинг изменений в технических регламентах Таможенного союза (ТР ТС 004/2011 "О безопасности низковольтного оборудования", ТР ТС 020/2011 "Электромагнитная совместимость" и др.);
• Участие в процессе получения обязательных сертификатов/деклараций, если этого требует продукция;
• Сбор и систематизация технической информации о товарах для корректного описания в таможенных документах;

• Опыт работы: Желателен опыт работы ассистентом в ВЭД, особенно в импорте. Приветствуется опыт в сфере импорта электротехники, оборудования или сложных технических товаров;
• Образование: Среднее специальное или высшее (таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, юриспруденция, лингвистика). Возможно техническое образование (электротехническое) с знанием ВЭД;
• Иностранный язык: Английский язык на уровне Intermediate (B1) и выше обязателен для чтения технической документации и переписки с поставщиками;
• Знание ПК: Уверенный пользователь MS Office (Excel — обязательно), 1С (в основном Торговля и Склад), опыт работы с CRM-системами;
• Ключевые профессиональные навыки:
  • Понимание основ таможенного законодательства и валютного контроля;
  • Знание основ обязательной сертификации продукции (системы ТР ТС/ЕАЭС). Это ключевое требование;
  • Умение читать и работать с технической документацией;
  • Внимательность к деталям и цифрам;
  • Высокая организованность и многозадачность;
  • Коммуникабельность и умение работать в команде.