Специалист по документообороту

Loftice - аутсорсинговая компания, с 2010 года мы организуем административные сервисы в известных международных компаниях.

Ищем специалиста по документообороту в нашу команду для работы на территории известного производителя детского и специализированного питания.

Обязанности:

• Контроль и коммуникация с сотрудниками и контрагентами по поступившим запросам через электронную почту;

• Оформление разовых/гостевых пропусков;

• Оформление заказов в Комусе;

• Прием заявок на визитки (также Комус) в Clio, контроль исполнения заявок;

• Прием заявок на переводы в Clio, контроль исполнения заявок;

• Организация переводов через контрагента;

• Оформление штрафов за нарушения ПДД и коммуникация с сотрудниками по данному вопросу;

• Создание и продление учетных записей для сотрудников аутсорса, аутстаффа и подрядчиков;

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции на отправку и доставку в Effice;

• Организация курьерских отправок по Москве, МО и по регионам;

• Регистрация исходящей и входящей корреспонденции от Почты России (преимущественно от гос. органов);

• Создание РО и GR, своевременное закрытие PO и GR, своевременная передача документов на оплату, контроль прохождения документов;

• Ведение документооборота в ЭДО по контрагентам;

• Администрирование системы 1С: Согласование договоров (печать договоров, простановка штампов, организация подписания со стороны компании, проверка подписанного и согласованного договора, наличие всех подписей и печатей, архивирование договора в системе, систематизация и организация хранения оригиналов договоров);

• Исполнение запросов о предоставлении оригиналов договоров (поиск оригинала договора в архиве, передача оригинала и фиксирование в реестре Excel, контроль возврата оригинала договора);

• Ведение текущего делопроизводства (регистрация входящей/исходящей документации, отправка по электронной почте скан образцов входящих писем на рассмотрение руководителям подразделений, отправка служебной корреспонденции) согласно действующим внутренним нормативным актам.

• Умение работать с ПК (Microsoft Office);

• Знание Excel, 1C (формулы, ВПР, сводные таблицы);

• Опыт работы с документами от 1 года;

• Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь.

• Офис рядом с м. Курская, БЦ "Дельта Плаза";
• ПН-ПТ с 8.00 до 17.00 / 10.00 до 19.00, сменный график по договоренности с коллегой;
• Оклад 102 850 рублей до вычета налога/ 89 479 рублей на руки, всегда точно в срок;
• ДМС после испытательного срока;
• Поддержка команды и дружелюбная атмосфера.