Администратор на ресепшен в бизнес-центр

Приглашаем в свою команду клиентоориентированного администратора на ресепшен в бизнес-центр.

Мы ищем специалиста, который умеет обеспечивать безупречный сервис для арендаторов и гостей, координацию повседневной деятельности холла и ресепшена, администрирование вспомогательных услуг.

Это ключевой координатор повседневной жизни БЦ, который связывает арендаторов, гостей и все службы управляющей компании, напрямую влияя на общее восприятие качества объекта.

Обязанности:

• Прием и сопровождение гостей:
  • Выдача разовых или временных пропусков (гостевых, подрядчиков).
  • Проведение краткого инструктажа по правилам БЦ.
• Работа с арендаторами:
  • Прием входящих обращений, жалоб, пожеланий (лично, по телефону, на почту).
  • Первичная обработка и регистрация заявок с дальнейшей передачей в соответствующие службы.
  • Информирование арендаторов о планируемых мероприятиях в БЦ (отключения воды/электричества, проверки, пожарные учения, праздничные мероприятия).
  • Ответы на частые вопросы о работе БЦ (парковка, график работы, правила).
• Работа с почтой и корреспонденцией:
  • Прием, сортировка и распределение почты, курьерских доставок для арендаторов.
  • Обеспечение сохранности посылок до получения адресатом.
  • Информирование получателей.

• Административно-организационные задачи

• Ведение базы и документооборота:
  • Ведение журналов (посещений, выдачи ключей/пропусков, инцидентов).
  • Обновление внутренних телефонных справочников и контакт-листов арендаторов.
  • Подготовка стандартных уведомлений и рассылка их арендаторам.
  • Помощь в подготовке пропусков (СКУД) для новых сотрудников арендаторов.
• Контроль чистоты и порядка в зоне ответственности (холл, ресепшен, зоны ожидания):
  • Визуальный контроль качества ежедневной уборки.
  • Оперативная связь со службой клининга при необходимости.
  • Обеспечение безопасности и контроля доступа
• Визуальный контроль за обстановкой в холле:
  • Наблюдение за работой турникетов/систем доступа.
  • Немедленное информирование службы безопасности о нештатных ситуациях (конфликты, подозрительные предметы/лица).
• Соблюдение пропускного режима: Отслеживание, чтобы в здание проходили только уполномоченные лица.
• Помощь в организации эвакуации, информирование людей, связь с экстренными службами под руководством СБ.

• Высшее образование

• Грамотная (четкая), хорошо поставленная устная и письменная речь
• Организационные навыки: многозадачность, внимательность к деталям, аккуратность в ведении записей.
• Техническая грамотность: уверенный пользователь ПК (Office, система пропусков). Умение работать с оргтехникой.
• Лояльность и дипломатичность: умение соблюдать конфиденциальность и решать конфликтные ситуации.

• Отчетность: умение составлять отчеты по утвержденным формам

• Территориально: в уютном офисе на Ново-Садовой, 307а
• 5-ти дневная рабочая неделя, с 9.00 до 18.00
• Оформление по ТК РФ
• Заработная плата обсуждается после собеседования
• Возможность профессионального роста и обучения
• Работа в динамично развивающейся отрасли
• Дружный коллектив, корпоративные мероприятия
• Участие в интересных проектах