Секретарь руководителя (генерального директора)

В компанию, которая производит химические неорганические вещества требуется Секретарь.

Обязанности:

• Организация полного цикла документооборота: прием, регистрация, учет, обработка и рассылка входящей и исходящей корреспонденции.
• Ведение деловой переписки, ответы на входящие запросы электронной почты.
• Прием и организация отправки корреспонденции через Почту России, оформление и ведение реестров отправки и получения.
• Систематизация документов текущего архива и проведение ежегодной экспертизы для передачи на архивное хранение или уничтожение.
• Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
• Редактура и контроль качества подготовки документов, представляемых на подпись руководству, включая проверку грамотности и соответствия установленным правилам.
• Обеспечение сохранности и конфиденциальности служебной информации.
• Планирование рабочего графика руководителя, его заместителей, координация рабочих встреч и совещаний.
• Организация и полное техническое обеспечение совещаний, переговоров и деловых встреч.
• Ведение приема посетителей.
• Фиксация (включая протоколирование) и оперативное доведение ключевой информации до сведения руководства и сотрудников.
• Осуществление оперативной связи с внутренними подразделениями, сторонними организациями и гражданами.
• Доведение документов и поручений до исполнителей в соответствии с резолюциями руководства.
• Контроль сроков и качества исполнения поручений и документов.
• Содействие оперативному принятию решений и организация их своевременного доведения до сотрудников.
• Оформление пропусков в соответствии с установленным регламентом.
• Ведение договорной работы (канцелярские товары, продукты для представительских расходов, оформление виз, авиа-, жд- билеты, гостиницы).
• Организация полного цикла документооборота: прием, регистрация, учет, обработка и рассылка входящей и исходящей корреспонденции.
• Ведение деловой переписки, ответы на входящие запросы электронной почты.
• Прием и организация отправки корреспонденции через Почту России, оформление и ведение реестров отправки и получения.
• Систематизация документов текущего архива и проведение ежегодной экспертизы для передачи на архивное хранение или уничтожение.
• Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
• Редактура и контроль качества подготовки документов, представляемых на подпись руководству, включая проверку грамотности и соответствия установленным правилам.
• · Обеспечение сохранности и конфиденциальности служебной информации.
• · Планирование рабочего графика руководителя, его заместителей, координация рабочих встреч и совещаний.
• · Организация и полное техническое обеспечение совещаний, переговоров и деловых встреч.
• Ведение приема посетителей.
• Фиксация (включая протоколирование) и оперативное доведение ключевой информации до сведения руководства и сотрудников.
• Осуществление оперативной связи с внутренними подразделениями, сторонними организациями и гражданами.
• Доведение документов и поручений до исполнителей в соответствии с резолюциями руководства.
• Контроль сроков и качества исполнения поручений и документов.
• Содействие оперативному принятию решений и организация их своевременного доведения до сотрудников.
• Оформление пропусков в соответствии с установленным регламентом.
• Ведение договорной работы (канцелярские товары, продукты для представительских расходов, оформление виз, авиа-, жд- билеты, гостиницы).

• Среднее профессиональное образование / Высшее образование
• Опыт работы по специальности не менее 3-х лет
• Знание государственных стандартов (ГОСТ Р) в области делопроизводства и документооборота.
• Умение самостоятельно составлять, оформлять, редактировать и систематизировать документы всех видов (служебные письма, приказы, протоколы и т.д.), включая подготовку к архивному хранению.
• Уверенное владение программами IRM businessDoc, Excel, Word. Системные знания правил и стандартов деловой переписки, протоколирования встреч и совещаний.

• График: 5/2; пн-чт: с 08:00 до 17:00, пт: с 08:00 до 15:45
• Адрес: г. Москва, ул. 2-я Вольская, дом 38 корп. 2
• Оформление по ТК РФ, ДМС, корпоративный транспорт от метро Некрасовка и ЖД станция Люберцы