Бизнес-ассистент руководителя

Привет! Я руководитель IT-компании (1С/автоматизация/поддержка). Сейчас у меня классическая история: клиенты пишут/звонят в личку, почта горит, счета/доки ждут, а я вместо развития работаю “живым диспетчером”.

Мне нужен бизнес-ассистент, который наведёт порядок во входящих и поможет разгрузить рутину. Не “принеси кофе”, а организуй процесс.

Что ты будешь делать

1) Входящие и коммуникации

• принимать запросы (почта/мессенджеры/звонки) и превращать их в понятные задачи

• уточнять вводные по чек-листу (что случилось, когда, скрин/лог, контакт и т.д.)

• отправлять статусы клиентам (по шаблонам)

• фиксировать договорённости после звонков/встреч

2) Битрикс24 и порядок в задачах

• заводить/оформлять задачи в Битрикс24: сроки, ответственные, описания

• держать “хвосты”: Ждём/Просрочено/Нужно уточнить

• собирать статусы с команды и приносить мне короткую сводку

3) Документы и фин.рутина (по шаблонам)

• выставление счетов/актов, контроль оплат, напоминания

• подготовка писем/допсоглашений по шаблонам

• помощь с первичкой/ЭДО (собрать, проверить комплектность, запросить недостающее)

4) Личная “операционка” руководителя

• календарь, встречи, задачи на день (чтобы день был не хаосом)

• “пакет решений”: приносить не вопросы, а варианты + рекомендацию

Кого мы ищем

Ты нам точно подойдёшь, если ты:

• умеешь вежливо, быстро и по делу общаться (и письменно тоже)

• любишь структуру: списки, чек-листы, порядок, дедлайны

• не боишься “разобраться”, а не ждать инструкцию на 12 страниц

• уверенно дружишь с компьютером: Google/Excel, документы, мессенджеры

• готов(а) работать в темпе: входящие бывают разные

Плюсом будет (но не обязательно):

• опыт с Битрикс24 / CRM / задачниками

• опыт в сервисных компаниях, поддержке, координатором, офис-менеджером “с мозгами”

• базовое понимание, что такое 1С/ККТ/ЭДО (не глубоко, на уровне “понимаю слова”)

Как будет устроена работа

• Офис (мне проще показывать “тыкнув в монитор”), по договорённости возможен гибрид позже

• Вводный период: сначала работаешь рядом со мной, потом всё больше берёшь на себя

• У нас не “корпоративный театр”, а нормальная человеческая коммуникация

Что ты получишь

• реальный опыт “как работает IT-бизнес изнутри”

• понятные задачи и рост: от ассистента → координатор → операционный менеджер

• адекватное отношение и быстрые решения без многослойных согласований

• зарплата: обсудим по опыту (оклад + бонусы за результат, если договоримся)

Важно: как мы оцениваем результат

Твоя суперсила — чтобы:

• 80–90% входящих не требовали моего участия

• счета/акты/письма делались быстро и без потерь

• мои задачи/день были в порядке, а не “куда-то делись”

Небольшое тестовое (честное и короткое)

После отклика дам мини-кейс на 20–30 минут:

“вот 10 входящих сообщений — разложи по приоритетам, оформи 3 задачи в нормальном виде и набросай ответы клиенту”.

Как откликнуться

В отклике напиши, пожалуйста:

1. где ты работал(а) и что из этого ближе всего к роли ассистента

2. 2–3 примера задач, где ты наводил(а) порядок/ускорял(а) процесс

3. комфортный формат (офис/гибрид) и ожидания по доходу