Офис-менеджер

Обязанности:

Документооборот:

- Регистрация входящих писем с заведением в Pyrus с подключением рабочей группы;

- Контроль подготовки ответов на входящие письма сотрудниками, соблюдение дедлайна;

- Регистрация исходящих писем с заведением в Pyrus, расписание этапов согласования исходящих писем с подключением рабочей группы, получение входящего номера;

- Контроль правильности оформления писем, корректировка;

- Подготовка проектов официальных писем, согласование, доработка проектов писем до регламентного вида;

- Регистрация доверенностей, накладных;

- Подготовка ответов на запросы документации, сбор комплекта документов;

- Получение и отправка писем почты РФ;

- Подготовка и отправка документов на аккредитацию компании;

- Заведение групп в ТГ по проектам, подключение рабочей группы.

Работа с курьерской службой:

- Отправка документов курьерами (плановая/срочная);

- Проверка перед отправкой, составление актов приема-передачи документов, ведение реестра;

- Контроль доставки;

- Контроль баланса курьерских служб, документооборот, акты выполненных работ, закрывающие документы.

Телефон:

- Прием поступающих звонков на номера компании (АТС), переадресация сотрудникам компании;

- Фиксация приоритетной информации, доведение до руководителя и заинтересованных коллег.

Офис:

- Проверка остатков и ежемесячный заказ расходников на кухню;

- Проверка остатков и ежемесячный заказ канцелярии;

- Контроль поддержания чистоты на кухне;

- Полив цветов;

- Встреча гостей офиса;

- Контроль клининга в офисе, контроль расходников.

Оргтехника:

- Обслуживание принтеров, вызов мастеров.

Команда:

- Заведение визиток всех сотрудников и партнеров компании;

- Контроль ДР сотрудников/поздравление/цветы (контроль баланса цветочного магазина, закрывающие документы);

- Организация корпоративных мероприятий 2 раза в год (Новый год/День строителя).

Командировки:

- Покупка билетов;

- Бронь гостиниц;

- Ведение календаря выставок и корпоративных мероприятий.

Партнеры:

- Ведение единого реестра партнеров;

- Подготовка поздравлений на основные праздники: НГ, 23 февраля, 8 марта, день строителя (открытка с дизайнером).

Требования:

- Опыт работы от 4 лет (работа в строительной сфере будет Вашим преимуществом);

- Знание базовых программ MS Office (Word, Excel), Outlook;

- Знание систем распознавания текста, обработки изображений, оргтехники;

- Навыки работы с Интернетом, оперативного поиска необходимой информации и ее последующей обработки;

- Умение работать в команде;

- Честность, аккуратность, пунктуальность;

- Креативное мышление, умение находить нестандартные решения;

- Знание и соблюдение делового этикета;

- Грамотный русский язык.

Условия:

- Оформление в соответствии с ТК РФ;

- Высокий уровень заработной платы;

- Возможности для профессионального, карьерного и личностного роста;

- Обучение внутри организации;

- Демократичное руководство;

- Оплачиваемый отпуск;

- Оплачиваемый больничный;

- ДМС;

- Компания ориентирована на долгосрочное сотрудничество.